is dit wel nodig

[pjotter]

Voor een verening heb ik inmiddels al een leuke set met fm bestanden. (ledendatabase, faktuur programma en boekhoud programma) Ook krijg ik het voor elkaar om met een webserver er voor te laten zorgen dat men extern kan inloggen om de data base te bekijken. Nu komt echter de vraag of dit nog verder is uit te breiden. Ik vraag mij echter af of dit wel nodig is? We zijn een verening met 125 boten en 300 leden. Nu wil het bestuur alles online vanuit huis gaan doen. Dus de ledendatabase bijhouden, fakturen maken boekhouden enz. Dit lijkt mij zwaar overdreven want we praten over 500 fakturen per jaar en 50 mutaties in het ledenbestand per jaar. Ik zou echter de praktische bezwaren willen horen die dit online bijhouden met zich meebrengt?

[LuckyLuke]

Pjotter,

 

Ik vroeg me af wie wat doet en hoe dat nu gaat?

De secretaris doet de mutatie's in de leden database ( gem 1 per week)

De penningmeester maakt de fakturen, met welke frequentie (gem 10 per week)

 

Of is het de bedoeling dat een ieder alles kan gaan doen ... dan is het wel zake dat je je database (zoals ik het noem) idiotproof maakt.

 

Hoe doen ze dat nu dan?

Gewoon just curious

[pjotter]

Men wil als bestuur alles aan kunnen (ben ik zelf geen voorstander van) Ook kan het dus voorkomen dat de secretaris aanpassingen maakt aan de leden database de penning meester nieuwe fakturen wil maken. Mijn bezwaar zit er in dat de kans dat het fout gaat gewoon aanwezig is.

Mijn eerste voorstel zou zijn: De ledendatabase is op de computer bij de secretaris. De laatste backup zit op de server en is te gebruiken door vrijwilligers van de verening (voor adressen clubblad uitdraaien enz) Op dezelfde manier is de boekhouding bij de penningmeester en de backup op de server. Door het bestuur toestemming te geven om een copie op de server te zetten kan die compleet en recent worden gehouden. Dat zou ik liever zien als het online bijhouden en aanpassen. Om echter argumenten te vinden tegen het online houden is deze vraag dan ook eigenlijk. Het kan echter zijn dat er meerdere verenigingen /ervaringen zijn die juist aangeven dat dit juist prettig werkt?

[jw]

Pjotter, als je alles on-line zet en anderen dan jijzelf moeten er in kunnen werken dan moet de applicatie foutloos en veilig werken. Dat lijkt me een boel werk voor een relatief kleine vereningen.

 

Mij is nog niet duidelijk of je vanaf thuis via een webbrowser de bestanden wil benaderen of via een Filemaker client.

 

In het eerste geval zal je de aardigheid van de scripts moeten ontberen of je zal via html, java en zo alles moeten bouwen.

In het tweede geval doe je er goed aan de menu's van Filemaker te beperken. Zo voorkom je dat records worden aangemaakt of verwijderd via het Filemaker menu. Hiervoor in de plaats maak je dan een aantal scripts en knopjes voor toevoegen en verwijderen van records.

 

In de scirpts kan je dan checken wat er wordt verwijderd. Een betaalde / verstuurde factuur mag bijvoorbeeld nooit kunnen worden verwijderd.

 

Welke kan wil je op? Met Filemaker kan het allemaal.

[pjotter]

De hoeveelheid werk is inderdaad een probleem dat geef ik toe. Ik denk ook dat er toch meer problemen zijn op deze manier van werken als alles mogelijk moet zijn via tcp-ip. Ik zat zelf aan een webserver te denken maar je waarschuwing over scripts is duidelijk. Nu werkt het wel en kunnen er eenvoudige wijzigingen aan de ledenbase online worden gedaan. Nadeel van de filemaker client en online server is dat het nogal traag is.