Mailmerge in FileMaker

[Johnny]

Een klant heeft een relatie database. Een relatie kan 1 of meer contactpersonen hebben. Er zijn dus twee tabellen: relaties (organisaties) en personen. Een brief of mailmerge gaat vanuit FileMaker. De organisatie wordt geadresseerd + 1 contactpersoon. De contactpersoon wordt bepaald (als er meer contactpersonen actief zijn voor een organisatie) door een markering te maken (deze persoon is dan hoofdcontactpersoon en wordt in de mailmerge meegenomen).

Tot zover geen problemen.

Maar nu wil de klant ook de mogelijkheid hebben om meer contactpersonen per relatie mee te nemen in de run voor een mailmerge. Dat is het probleem nu. De merge loopt vanuit de relatie tabel en pakt dus per record (organisatie) de gegevens, inclusief de ENE contactpersoon. Hoe krijg ik het voor elkaar om in 1 merge meerdere contactpersonen mee te nemen?

[edc]

De merge laten lopen vanuit de tabel met de contactpersonen is volgens mij de beste manier.

[moriz]

Lijkt mij ook het beste. Er moet dan natuurlijk wel een relatie vanuit personen naar relaties bestaan om de Bedrijfsnaam (en bijvoorbeeld adresgegevens als die uit de relatietabel komen) weer te kunnen geven.

 

Meestal is één persoon gekoppeld aan slechts één bedrijf.

[Stamp]

Weet iemand hoe de mail merge zelf moet? Ik ben met een mailing bezig en kan niet uitvinden hoe de mailmerge werkt. Je zou me een groot plezier doen.

Ik maak wel brieven aan voor meerdere personen uit een bedrijf (gepersonaliseerd) maar dat is dan 1 malig.

Dat is een tabel waar alle contactpersonen van 1 bedrijf zitten. Je hebt een relatie naar de tabel waar je de velden van de bedrijfsgegevens uithaalt en een relatie naar een tabel brieven. Daar kun je telkens per persoon een nieuwe brief aanmaken. Met een knop kom je in de tabel brieven en kun je de brieven uitwerken en printen. Gepersonaliseerd en wel en misschien met dezelfde of aangepaste tekst. Ik heb ook een Layout voor een enveloppe of voor labels net wat handiger of netter is!

 

Maar een mailing aan 400 bedrijven is wat veel van het goede. Ik kan het doen vanuit contactpersonen of van de hoofdtabel, bedijfsgegevens

Maak een layout voor een brief met de velden voor :bedrijf, adres, persoon, etc,en zet de algemene tekst in het juiste veld en doe dan "vervang de tekst in het tekstveld" voor de brief.

Hoe de juiste merge gaat???

 

Op een andere layout in de tabel heb ik de brieflabels gesorteerd op Postcode.

 

Bedankt,

[Johnny]

Zorg ervoor dat je in de tabel staat waar de mailmerge moet plaatsvinden. Maak een tekst aan in een globaal veld en maak een adreslabel aan waarin de merge gegevens staan. Dat is een calculated field met ongeveer deze inhoud:

 

voornaam & achternaam

adres

plaats

 

Maak een layout aan die er ongeveer zo uitziet:

 

<> <>

<>

<>

 

Beste <>,

 

<>

 

Met vriendelijke groet, etc.

 

Laat vervolgens een printopdracht lopen op basis van de selectie die je hebt gemaakt in de tabel.

 

Je kan er nog voor kiezen om de globale tekst en de verzendlijst op te slaan in een aparte tabel: mailings. Je bouwt dan historiek op mbt je mailingen, inclusief een lijstje van personen of organisaties die de mailing hebben ontvangen.

[Stamp]

Alvast bedankt, Ik zal het allemaal uitproberen. ?Dit moet wel lukken

Je hoort verder of het goed is gegaan!