dubbele stikkers voorkomen bij printen ledenbestand

[ad koster]

Al weer een kleine twee jaar geleden heb ik met hulp van dit forum mijn eerste stappen gezet op het Filemaker pad.

inmiddels heb ik een leuke ledenadministratie (met heel veel nevenfuncties) in elkaar zitten. Ook de centjes lopen inmiddels via het zelfde programma.

 

Nu print ik elke twee maanden de etiketten uit voor het clubblad en daar loop ik tegen een probleem dat ik niet kan wegwerken.

We hebben een aantal gezinnen waarvan meerdere personen lid zijn van de vereniging. Voor al die leden komt er een etiket uit de printer terwijl ik maar 1 clubblad stuur. Dus veel etiketten die niet worden gebruikt.

 

De database bevat velden voor "voornaam" "achternaam" "tussenvoegsel" "straat" "huisnummer" "postcode" "woonplaats"

Het lijkt mij dat ik iets moet doen met postcode en huisnummer........

Het lijkt mij ook dat het een If / Else functie moet zijn.......

Maar hoe dat snap ik niet.

 

Mag ik weer op jullie hulp rekenen?

Bij voorbaat dank.

 

Ad

[pjotter]

Je zult bij elke record aanmoeten geven hoofd bewoner Ja/nee en selecteren op hoofdbewoner ja. Als je database al erg groot is maak je het record aan en via veld inhoud vervangen allen op hoofdbewoner zetten en dan de dubbele er uithalen en die op nee zetten. Of na alle records op Ja alleen de dubbele selecteren door bv te zoeken op dezelfde kixcode (postcode en adres nummer) en dan bij de dubbele even aanpassen.

[ad koster]

Pjotter bedankt voor je reaktie.

Aan zo iets had ik eerst ook gedacht, maar als iemand die als hoofdbewoner staat vermeld zijn/haar lidmaatschap stopt, komt er geen etiket voor de anderen ook meer uit. Ik moet er dan aan denken dat er meer leden in dat specifieke gezin waren. Of is daar ook een truc voor??

 

Overigens bevat de database niet spectaculair veel leden (circa 250).

 

Ad

[pjotter]

Ik heb het opgelost door een script die de medebewoners zoekt. (op kixcode). Op het moment dat een hoofdbewoner stopt, zoek ik de medebewoners en maak een ander dan hoofdbewoner voordat ik de oude naar de oud leden overzet. Is er geen medebewoner dan zal het script niemand vinden en hoef ik niets om te zetten.

[ad koster]

Dat lijkt me inderdaad een goede oplossing.

Ik ga daar maar eens mee aan de slag.

 

Bedankt.

 

Ad

[JeanWM]

Indien je een self-join relatie legt op je leden en daarvan een portaal op je -lid-lyout- zet, kun je zien welke leden deel uit maken van dezelfde familie. Hier kun je aanduiden op wiens naam het blad dient verstuurd te worden.

 

Vandaaruit kun je, indien nodig records verwijderen of leden op nonactief zetten.

!! Verwijder ze niet via de relatie of je bent alles kwijt !!

 

Zo dien je niet steeds het hele bestand af te lopen om te de 'hoofdontvanger' aan te passen.

[Maloud]

Bij 250 leden zou ik kiezen voor een slectievakje clubblad ja - neen etc.

Je stuurt dan naar één persoon.

Ik zou tevens een slectievakje mailing aanmaken, zodat je niet bijvoorbeeld met een verjaardag weer het hele bestand moet doorlopen.

 

Dat is één keer je bestand doorlopen en bij nieuwe leden meteen invullen.

[pjotter]

Dat is hetzelfde als ik al aangaf, probleem was daarna dat als de hoofdbewoner stopt er een nieuwe hoofdbewoner moet worden aangemaakt bij meerdere leden op 1 adres. Dan is de zoekopdracht op kixcode makkelijk. De oplossing van JeanWM is natuurlijk de mooiste, maar zelf heb ik dit nog nooit gemaakt. De self-join relatie moet ik nakijken in de help file hoe dit werkt.

[SuperWimmie]

waarbij aangetekend: kixcode is in Nederland de samenstelling van postcode en huisnummer. Aangezien dat per huisnummer in NL een unieke code geeft, werkt dit.

 

Ik heb het ook ooit zo gedaan met een self-join op de kixcode en helaas hebben we "studentenhuizen" waarbij dit principe niet helemaal op gaat.

 

Als controle is het echter een uitstekend middel, om snel te ontdekken hoeveel "hoofdbewoners" je in één woning hebt opgemerkt.

Daarbij kan je middels de befaamde FM zoekmethode heel snel zien op welke woning slecht één lid woont.

Op die manier kan je heel snel acties maken om het veld "Hoofdbewoner" te vullen met de juiste waarde.

[Sanne]

Waarbij ik wel nieuwsgierig ben naar de adressering van het clubblad wat gaat naar een adres waar meerdere leden wonen.

 

Krijgt dat blad als naam dan alleen de naam van de hoofdbewoner?

 

Terwijl het blad toch voor alle leden op dat adres bestemd is, en dus:

1. de namen van alle leden op dat adres dient te hebben, of:

2. niet de naam van de hoofdbewoner maar meer iets van "De leden van Huppeldepup"

[ad koster]

Sanne,

 

Je hebt volkomen gelijk, want er komt nu inderdaad een etiket op met de naam van één van de leden. Zo deed ik dat voorheen ook, maar toen gooide ik de andere etikette gewoon weg......

 

Bij elk record heb ik nu het veld "hoofdbewoner" aangemaakt.

Die staan overal op "ja", maar als er meerdere gezinsleden lid zijn, zet ik de 2e en 3e op "nee".

Ik vraag dus nu alle leden op die hoofdbewoner zijn.

 

Als jij een mooiere oplossing voor mij hebt houdt ik me natuurlijk heel graag aanbevolen.

Ik denk dan echter eerder aan "familie" Pietersen, dan aan "de leden van de paardenclub" of zo iets. Dus de voornaam vervangen door familie.

 

ad

[ligth011]

in welke versie van filemaker is dit gemaakt, en kun je mij aub een kopy opsturen?