Nieuw bestand aanmaken

[Benbrandt]

In 2010 heb ik met FileMaker Pro vs 11 een nieuw facturenbestand gemaakt. Dit bestand heb ik nu afgesloten en wil voor 2011 hetzelfde bestand aanmaken, zonder records. Maar als ik een reservekopie maak dan blijft het een kloon van 2010. Ik kan geen records wissen, want dan wist hij die ook in het bestand van 2010 en dat is niet de bedoeling. Hoe moet ik dit nou doen.

[edc]

Als je nu een kloon van je bestand maakt via de menuoptie

bestand -> kopie opslaan als...

Heb je dan niet wat je wenst?

[Benbrandt]

Bedankt voor je reactie.

Heb het uitgeprobeert met kloon (geen records), maar hij kloont ze desondanks toch. Als ik hierin records wis, verdwijnen ze ook in het originele bestand.

[edc]

Uit hoeveel bestanden bestaat je facturatietoepassing?

Wat jij zegt, kan eigenlijk maar in het geval je een afzonderlijk bestand hebt voor de data en de toepassing.

Als je een kloon maakt van de toepassing dan zul je inderdaad bij het openen nog altijd al de gegevens zien.

Je moet dus een kloon maken van het bestand waarin de gegevens zitten. En vervolgens via het beheer van externe gegevensbronnen het toepassingsbestand linken naar het gekloonde databestand.

[Benbrandt]

Het werkt, ik heb je instructies opgevolgd, daar was ik niet opgekomen.

Hartelijk dank.

[Gem]

Benbrandt,

 

Ik heb zelf ook een fakturatie bestandje gebouwd waar ik al enkele jaren mee werk. Juist door de fakturen van al de vorige jaren bij te houden kan ik ook de creditwaardigheid en de omzet per klant gemakkelijk nakijken. Tevens is mijn voorraadbeheer gelinkt aan de fakturen en wanneer ik de fakturen wegveeg komen al de verkochte goederen weer in stock (ik werk met portaalregels, vandaar...).

 

Nu komt de vraag bij mij op of ik een verkeerde aanpak heb of werk jij zonder voorraad en zonder klant profielen ?

 

 

[Benbrandt]

Uiteindelijk lukt het klonen bij mij niet, omdat mijn facturenbestand corrupt was. Ik heb het bestand opnieuw opgebouwd en toen lukt het klonen wel. Mijn facturenbestand haalt alle klantgegevens uit het klantenbestand (adresgegevens, prijsafspraken, uurtarieven, km-vergoeding, km-prijs, etc.). In het verleden heb ik een vergelijkbare storing gehad en heb toen besloten om niet alles in een bestand onder te brengen. Zo heb ik aparte bestanden gemaakt van facturen, correspondentie, offertes, administratie, statistiek en projecten die onderling met elkaar zijn verbonden.

[Gem]

Dit doet me denken aan enkele jaren terug, toen werkte ik ook met apparte bestanden die allen aan elkaar gelinkt werden. Maar om redenen van beveiliging (privelege sets e.a.) zat ik met een ei en heb ik besloten dan maar alles onder één bestand te brengen. Tja, ik zou niet direkt weten wat de beste benadering is.

[JeanWM]

.... en wanneer ik de fakturen wegveeg komen al de verkochte goederen weer in stock (ik werk met portaalregels, vandaar...).

 

 

Ben je daar zeker van ?

 

Als je een factuur zou verwijderen (wat ik niet zou aanraden) wordt de stock aangepast ?

 

Dat lijkt me een hoge graad van coding en scripting....en die zou ik graag leren kennen....

[Gem]

Jean,

 

Ik start vanuit de tabel klanten. Elke klant heeft immers zijn specifieke betaalcondities, kortingscodes, btw percentages... denk maar aan ICL handelingen enz...

Vanuit de tabel klanten maak ik oa. notas en fakturen aan.

 

Een nota bevat een portaal diensten, een portaal specifieke goederen en een derde portaal algemene goederen.

Deze portalen tonen de inhoud van de tabellen "Notas regels diensten", "Notas regels specifieke goederen" en "Notas regels algemene goederen".

Via deze portalen word de inhoud van een nota weggeschreven. De records van de tabellen "regels..." wordt dus aangemaakt vanuit de tabel nota's.

De prijzen van de diensten en goederen wordt louter informatief weergegeven in de betreffende portalen via lookup functies en dergelijke.

 

De fakturen werken ietwat anders.

Hier wederom meerdere portalen. Een portaal toont alle openstaande niet gefaktureerde notas. Eenmaal een nota afgepunt als zijnde gefaktureerd verdwijnt deze uit het portaal en is het dus onmogelijk tweemaal dezelfde nota te faktureren. Naast dit portaal heb ik nog een portaal diensten, specifieke goederen en een portaal algemene goederen. Deze bevatten wederom records uit tabel "Faktuur regels diensten", "Faktuur regels specifieke goederen" en "Faktuur regels algemene goederen". De records uit al deze tabellen worden wederom vanuit de portalen in de tabel fakturen aangemaakt/verwijderd. De prijzen van de goederen alsook de aanwezige voorraad wordt ook weergegeven via portaalregels uit de tabellen "goederen" en "diensten".

Wanneer ik dus in de layout fakturen onder het portaal goederen mijn voorraad verminder of vermeerder creëer ik dus eigenlijk een record in de tabel "goederen" met een bepaald lotnummer en een bepaalde hoeveelheid die de voorraad verhoogt of verlaagt van dat produkt. Veeg ik nadien die faktuur weer weg, dan veeg ik ook de records in de tabellen regels weg en dus ook de records in de tabel goederen waardoor de voorraad teruggezet wordt alsof er geen goederen verhandeld werden. Een tabel "voorraad" geeft me het totaal aan regels per lotnummer (of produkt) in voorraad. Dit is dus eigenlijk een totaal van alle records in de tabel goederen gesorteerd per lotnummer of item. Nu vertel ik je er wel bij dat alle tabellen "regels" evenals de tabel "goederen" op de achtergrond draaien en dus niet zichtbaar zijn voor de gebruiken. De gebruiker ziet enkel de tabel voorraad.

 

Euuhh volg je mij nog ??

[JeanWM]

Yep, de bewegingen in je voorraad worden gestuurd door de line item table.

[JeanWM]

Op welke manier van je dan back orders op?

[Gem]

Met backorders werk ik door op te splitsen en komen de nog te leveren goederen/diensten op een nieuwe nota die blijft openstaan tot alles geleverd is.

Openstaande nota's kunnen niet gefaktureerd worden.

 

MVg