Werken met Externe bestanden

[Donamd]

Hoe los ik het volgende op ?

 

De administratie van 2 bedrijven zijn deels met mekaar verwant. Ik leg het even verder uit :

 

- Er zijn 2 bedrijven met elk een eigen BTW-nummer die samen een groep vormen.

- Hiervoor had ik gedacht 2 FM bestanden maken, met elk een eigen tabel voor klanten, leveranciers, personeel, bestellingen, ...

- Het bestand voor bedrijf 1 is identiek aan bestand voor bedrijf 2. Enkel de datas die ingegeven zijn verschillen.

- Nu gebeurt het dat personeel van bedrijf 1 werken uitvoert voor bedrijf 2 en omgekeerd.

- Voor de registratie hiervan had ik gedacht om bij de bedrijfsgegevens een veld te voorzien 'Intern Bedrijfsnummer'. Dit kan dan voor bedrijf 1 de waarde 1 hebben en voor bedrijf 2 de waarde 2. Dit veld in combinatie met de personeelsID zou dan dienen te specifieren uit welke relatie de gegevens dienen opgehaald te worden.

 

Hoe pak ik dit best aan ? Is mijn werkwijze de meest ideale voor dit scenario ?

 

Ik denk dat ik een relatie moet maken op basis van een variabele veldinhoud. Kan dit ?

[pjotter]

Of 1 bestand wat draait op 1 lokatie en toegankelijk is voor de andere lokatie.

ALs lokatie 2 een factuur maakt dan een aparte layout met de juiste gegevens ed.

Zijn vele wegen naar Rome

[jw]

Hoi Donamd,

als het enigszins kan zou ik altijd met één bestand werken. Of het kan is natuurlijk afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding tussen beiden.

Als je met één bestand werkt heb je een aantal voordelen:

 

- je hoeft de andere database niet meer te updaten als je iets wijzigt,

- je kan later eenvoudige ook een derde en vierde bedrijf toevoegen,

- je kan gegevens delen waar dat zinvol is,

- je kan rapporten maken waar beide bedrijven worden vergeleken als dat zinvol is,

- je kan medewerkers vanaf beide locaties laten werken,

- en nog wel meer

 

nadeel is wellicht de snelheid,

ander nadeel wellicht dat je Filemaker server moet aanschaffen, maar ik weet natuurlijk niet hoe de zaak in elkaar steekt.

 

Wat moet je doen:

Je moet natuurlijk zorgen dat er in iedere tabel een veld staat, bijvoorbeeld " Code office met waarde 1 of 2 " zodat je in lijsten en portalen alleen gegevens laat zien aan één vestiging.

Je moet zorgen dat als iemand inlogd, je dus weet tot welke vestiging deze behoort.

In de tabel Office kun je twee records maken om daarin de logo's en adressen van de vestigingen op te slaan.

In de factuur en zo kan je dan steeds de juiste logo's en adressen naar de printer sturen.

 

Ik hoop dat je er iets aan hebt.

succes.

[Donamd]

Bedankt voor de goede raad.

 

Ik ga deze zeker opvolgen. De nadelen die je opgeeft, zijn in mijn geval niet van toepassing.

De 2 bedrijven bevinden zich op hetzelfde adres, zelfde kantoorgebouw en zitten op hetzelfde netwerk. Dus internet verkeer is er niet.

 

Ik denk er eventueel nog aan om een masterbestand te maken met hierin alle layouts en scripts en apparte bestanden voor de tabellen en deze via Externe bestanden aan te spreken.

 

Zou dit interessant zijn of vertraagt dit ook het geheel ?

 

Ik denk hier mee volgend voordeel te bekomen :

 

- als de volledige database van de 2 bedrijven in één bestand zit, dat dit bestand misschien te groot wordt, en de werking vertraagt

- als er iets mis loopt dat de volledige database niet meer bruikbaar is

 

Wat denk je hiervan ?

 

Graag hiervoor nog wat advies ?

[Donamd]

Ik heb intussen de eerste aanpassingen gedaan in mijn toepassing om met 2 bedrijven te werken in 1 database. Ik kom hierbij nog een probleempje tegen.

Ik heb een probleem met het samenstellen van een invoerlijst. Ik krijg het niet in orde om de invoerlijst te vullen met de juiste gegevens, dewelke kunnen wisselen afhankelijk van het geselecteerde bedrijf.

 

Ik heb een klein primitief voorbeeldje gemaakt om dit te verduidelijken.

 

Ik schets hierbij de volgorde van afhandeling.

 

- Bij layout "Selectie bedrijf" wordt als eerste het bedrijf geselecteerd waardoor verdere handelingen worden toegewezen. Selecteer vb Bedrijf 1

- Daarna druk op de knop "Ga naar klanten". Hiermee kom je op de layout "Klanten"

- In veld Selecteer Klant is een invoerlijst voorzien met de mogelijke klanten. In dit geval mogen enkel de klanten getoond worden die behoren tot Bedrijf 1.

- Druk daarna op de knop "Selecteer Bedrijf", met de bedoeling een ander bedrijf te selecteren, vb Bedrijf 2

- Daarna terug naar de layout "Klanten" via de knop "Ga naar klanten"

- De bedoeling is dat nu de invoerlijst aangepast is bij het veld Selecteer Klant, maar dit lukt voorlopig niet.

 

Wat doe ik hierbij verkeerd ?

Invoerlijst.fp7

[pjotter]

Hoewel niet de mooiste oplossing zou je het ook zo kunnen doen. Weet niet goed waarom je dus apart de klanten wilt houden per bedrijf.

In de bijlage heb je dus de klanten database en het bedrijf als basis.

In dit voorbeeld kun je dus wel klanten van bedrijf 1 bij bedrijf 2 invullen. Wel is dan duidelijk dat de klant eigenlijk van bedrijf 2 is. Je geeft gewoon een andere layout aan en mocht er dus een klant nummer worden gebruikt van het andere bedrijf dan zie je dit door de kleur die je dan krijg. Bij de klant database (heb gewoon en voorbeeld van F genomen) kun je bij de klant aangeven of deze van bedrijf 1 of 2 is.

Voordeel is dat de beheerder van de klanten maar 1 tabel hoeft bij te houden.

Contact Management.fp7

[Donamd]

Pjotter, bedankt voor uw reactie, maar het is niet helemaal wat ik in gedachten heb.

Ik zou graag een invoerlijst willen gebruiken om de klanten te selecteren die bij het betreffende bedrijf behoren.

 

Eventueel een idee hoe ik het probleem met de invoerlijst kan oplossen ?