Van projectdb naar factuurdb

[Marcus]

De vraag moet al zo oud als de weg naar Rome zijn, maar ik kan nergens een helder antwoord vinden. Ik zie vast iets voor de hand liggends over het hoofd

 

Ik heb een database met records op projectniveau en projectnummer als key gelinkt aan een db met gegevens van klanten. Eén van de velden geeft de status van een project bv 'In behandeling', 'Gereed' of 'gefactureerd'. Aan het einde van de maand wil ik alle projecten van een klant die Gereed zijn verzamelen en overbrengen naar een factuurdb met uniek factuurnummer.

 

Als ik een portal vanuit de projectdb in de factuurdb gebruik, blijft deze dynamisch dus dat is geen oplossing. Ik ben het nu aan het proberen met een soort tussenbestand dat alle records uit de projectdb importeert en met een script alle records die niet Gereed zijn verwijderd. Die wordt dan weer gebruikt in de portal op de factuurdb. Dit lijkt me geen elegante oplossing en tijdrovend als de projectdb een aantal duizenden projecten zou gaan bevatten.

 

Kan één van jullie experts voor mij de lucht klaren??

 

Marcus

[jw]

Je kan een zoekactie laten uitvoeren in het projectenbestand.

 

Vul bij het zoeken twee veleden in, tw. de status Gereed en het relatienr die je wil facturen. Hiermee worden alleen de projecten gevonden van die klant die nog moeten worden gefactureerd.

 

Ga dan naar je factuur-bestand en importeer de projectnummers van de records die nu klaar staan in het projectenbestand.

 

Ik hoop dat je hiermee verder kunt.

[Marcus]

Dan importeer ik inderdaad alleen de gekozen records maar die worden dan toch ook weer in verschillende records geplaatst?

Het is juist de bedoeling dat de verschillende records uit het projectbestand worden geplaatst in een enkele factuurrecord.

 

Of mis ik hier de clou?

Marcus

[jw]

dat kan ook, maar als het erom gaat om de gegevens uit de projectrecords samen te voegen, dan kan je ook een rekenveld toevoegen in het projectbestand die de bedragen opteld. Vervolgens neem je dat totaalbedrag over in een nieuw record in het factuurbestand.

 

1 - Dat overnemen van dat totaal kan je doen met de knip en plak-functie.

Met knippen en plakken moeten de velden altijd op de actieve layout staan.

 

2 - Je maakt een sum() veld in het projectenbestand. Deze telt de bedragen in de gevonden reeks op.

Je kan ook een relatie maken tussen de facturen en de projecten op projectnr.

Je maakt een nieuw record aan in het factuurbestand.

In het script laat je met "SET FIELD TO .." het opgetelde bedragen veld overnemen in je factuur.