Relatiebestand en Contactpersonen

[rickel]

Ik heb twee bestanden die aan elkaar gerelateerd zijn dmv Relatie ID.

(Een relatiebestand en Contactpersonen; Sleutel = Relatie ID)

Op het moment dat er een Contactpersoon toegevoegd moet worden aan de realtie, (dit gebeurt uit Relatie) dan wordt het Relatie ID gekopieerd en in Contactpersonen wordt er een nieuw record aangemaakt en in de daaraanwezige veld Relatie ID wordt het ID geplakt in bestand Contactpersonen.

In bestand Relatie heb ik een portaal aangemaakt die de contactpersonen zichtbaar maken bij de desbetreffende ID.

Nu wil ik binnen Relatie etiketen uitprinten voor alle relaties

- zonder contactpersoon (geen probleem)

- met 1 contactpersoon (geen probleem)

- meer dan 1 contactpersonen (wel een probleem)

 

Bij het definieren van een adreslabel krijgt ik alleen de eerste contactpersoon uit de portaal te zien, maar niet de tweede of derde?

Hoe krijg ik dit voor elkaar?

[AvD]

Printen gebeurt in principe altijd vanuit de child file, niet vanuit de parent file. Dat is de oplossing van je probleem. Ga op een bepaalde relatie staan, doe dan een GTRR naar Contacts en print de labels vandaaruit.

 

HTH

[rickel]

AVD bedankt voor je snelle reactie, maar ik heb helaas nog geen bevredigd antwoord.

Ik moet niet alleen een label printen van een enkel Relatie, maar van alle relaties in een keer. Als ik vanuit Contactpersonen moet werken via om etiketten te printen, dan mis ik de Relaties die geen contactpersonen hebben.

 

Ik hoop dat je nog een suggestie hebt!

[AvD]

Dan doe je dat toch (gewoon) via scripting!

[Theo Tromp]

In mijn relatiesysteem werk ik altijd met minimaal 1 verplichte contactpersoon. Een relatie bestaat bij de gratie van een contactpersoon net zoals een organisatie alleen kan bestaan als er personen zijn waarmee je kunt communiceren. Aha, denk je nu, maar ik ken helemaal geen contactpersoon? Heel eenvoudig: Voeg dan een onbenoemde persoon toe zoals: De directie, De administratie, afdeling verkoop of iets dergelijks.

 

Door deze ontwerpwijziging wordt je programma veel gemakkelijker te beheren, je kunt dan bv niet alleen etiketten printen vanuit Contact maar ook alle andere veelvoorkomende zaken zoals het schrijven van een brief, het maken van een notitie etc. etc.

 

NB: Een onbenoemde persoon kan je beter ook als zodanig koderen. BV het veld waarmee je het geslacht aangeeft van het Contact (Man, Vrouw of Onbekend) kan je uitbreiden met de optie "Geen" (geen geslacht).

[Stef]

Waarom een extra bestand voor contactpersonen? Met enkele simpele trucs kan je die in hetzelfde bestand onderbrengen. De voordelen zijn niet op te sommen, nadelen heb ik nog niet ondervonden.

 

HTH

Stef

[jw]

De voordelen zijn niet op te sommen

Stef

 

zoals:

- zoeken naar bedrijven en mensen doe je in een slag.

- particulieren staan netjes tussen de bedrijven.

- afdrukken van lijsten en etiketten is dus geen probleem meer.

- Alles in een bestand beperkt het aantal bestanden.

- Afdrukken van alle bedrijven en particulieren kan dan dus makkelijk.

- In een lijst of portaal het bedrijf en de mensen tonen is eenvoudig.

 

wel, er zijn er meer ...

[Frank ter Braak]

Maar als bij een bedrijf bv tien mensen werken? Hoe doe je dat?

Je hebt het bedrijfs adres en tel- fax nr enz.

En je hebt de prive adressen en gegevens.

 

Hoe houd je die gegevens dan gescheiden en toch waar nodig gebonden?

Vermeld je bv bij alle 10 werknemers waar ze werken hoe ze op hun werk te bereiken zijn? Dan staan volgens mij de fax nummers er 10x in. Als bij een bedrijf dat nummer veranderd moet je het op vele plekken wijzigen. Is dit niet juist tegen de database normalisatie regels in?

Of neem je een "werkt bij:" veld op als link naar het bedrijfs record?

(Mensen kunnen ook nog bij verschillende bedrijven werken)

 

Ik heb bedrijven en personen ook door elkaar staan maar heb dit nog niet echt goed geregeld.

[AvD]

Frank stelt pertinente vragen, en dat toont duidelijk aan dat de one-file-toverkunst niet zo evident is en best wat uitleg kan verdragen. Daarom een tipje van de sluier: de hele tovenarij zit hierin dat we - naargelang het relatietype - onze fiche invullen alsof het de voor- of achterzijde (of zijkant of onderkant...) zou zijn van één enkele kartonnen steekkaart. Met echt karton kan je zoiets natuurlijk niet, maar met digitaal karton (= FileMaker) wél...

[jw]

Het knip en plak - model van AvD is natuurlijk juist.

Ik zal het even in Filemaker termen uitleggen.

 

In het bestand neem je de volgende velden:

code relatie

code zaak

naam

adres1

adres2

telefoon

fax

 

Code relatie bevat de unieke code van het record (no 1). Bijv. een bedrijf. Nu gaan er mensen werken bij dat bedrijf en maak je een tweede relatie. Die bevat een eigen Code relatie (no 2) en bevat in het veld Code zaak (no 1).

 

Leg nu een relatie van code relatie --> code zaak; zo vind je de medewerkers.

Leg een relatie van code zaak --> code relatie; zo vind je de bedrijfsgegevens.

Vervolgs kan je rekenvelden maken die het zakelijk telefoonnr tonen indien het telefoonnr van de medewerker niet is ingevuld. Dat rekenveld toon je in een afwijkende kleur direct onder het invulveld van de medewerker.

 

Dat rekenveld wordt automatisch leeggemaakt als er geen verwijzing is naar een bedrijf of als er bij de medeweker een eigen telefoonnr wordt ingevuld.

 

Zo kan je deze truc gebruiken voor adressen, telefoon, fax, email enz.

 

Bovendien kan je er voor zorgen dat de correspondentie die je koppelt aan deze medeweker ook zichtbaar is vanuit de zaak. Als de medewerker ergens anders gaat werken blijft de correspondentie bij de zaak waar deze eerst werkte en gaat ook mee naar zijn nieuwe werkgever. Het was tenslotte personlijke post.

 

Wel tot zo ver de hints.