Planning database: hoe records weergeven?

[klaver]

Ik plan een bestand waarin leerlinggegevens worden bijgehouden. Per leerling (zo’n 150) moet er een beoordeling kunnen bewaard worden van een 700tal doelen. Deze beoordelingen moeten van bepaalde leerlinggroepen (klassen) van wisselende grootte kunnen weergegeven worden voor een geselecteerd aantal doelen, en dit in één layout: de doelen verticaal en de leerlingen horizontaal. Ik dacht aan een bestand met de doelen, gelinkt aan het hoofdbestand met 150 x 700, dus 105.000 records.

[rmw]

Je stuit hier op een lastige beperking van het werken met een database en niet met een spreadsheet.

De weergave van record verticaal is geen probleem, maar horizontaal is lastig.

Als ik je goed begrijp wil je in de doelen database per combinatie van doel en leerling een record maken en niet de doelen database vullen met 700 velden per record.

 

Het probleem van die opzet voor de weergave in je overzicht is dat het aantal leerlingen dat aan een doel hangt variabel kan worden, wat dan net weer het voordeel is voor het beheer.

En horizontaal een variabel aantal gegevens weergeven kan niet in FM (het is wachten op een portal die ook horizontaal kan worden opgezet).

 

Voor je overzicht met de huidige opzet zou ik de draaitabel (pivottable) functie van Excel gebruiken.

[Theo Tromp]

Als ik het goed begrijp wil je van een klas de leerlingen onder elkaar met een selectie van de 700 doelen in kolommen daarachter. Het ontwerp bevat dan een leerlingtabel, een doelen tabel en een resultaattabel.

 

Mijn eerste idee is dat je de layout beperkt tot een maximaal aantal doelen, bijvoorbeeld 10 doelen. In een globaal veld (DoelenGeselecteerd) kan je de doelen selecteren. Hierbij maak je gebruik van een waardelijst van (de kodes van) alle doelen en definieert aankruisvakjes op het globale veld met aankruisvakjes van de waardelijst.

 

Voorts heb je 10 rekenvelden (DoelGeselecteerd1 t/m DoelGeselecteerd10). Ieder rekenveld bevat één geselecteerd doel uit het globale veld dat wordt bepaald door de volgende formule (voor bijvoorbeeld DoelenGeselecteerd5): Middle( PositionDoelengeselecteerd;"¶";4;1)+1;PositionDoelengeselecteerd;"¶";5;1) - PositionDoelengeselecteerd;"¶";4;1)).

 

Aan ieder rekenveld is weer een relatie gekoppeld met de Resultatentabel. Nu kan je van 1 leerling (max) 10 doelen laten zien op één regel. De groep leerlingen (klas) kunnen in een portaal worden getoond. Totalen en gemiddelden kan je toevoegen door het toevoegen van extra rekenvelden.

 

Ik hoop dat ik duidelijk genoeg ben met deze uitleg en dat je er wat aan hebt. Mogelijk kan je e.e.a. ook in Exel regelen - het voordeel van Filemaker is natuurlijk wel dat je alle informatie bij elkaar hebt in één database. Wat hierboven is beschreven is bedoeld om een presentatie mogelijk te maken. Realiseer je wel dat je met een SQL-database met één query hetzelfde resultaat bereikt (zij het wat minder fraai vormgegeven).

 

Veel succes!

[DJ_Lucv]

Goed en uitvoerbaar idee, maar toch wat vraagjes: Wat heeft een query met de opmaak te maken? Je kunt die toch met allerlei middelen aanpassen?

 

Wat ik verder een beetje jammer vind aan je opzet is het feit dat je gewoon 10 calculatievelden gebruikt om 10 velden te tonen. Het lijkt mij verstandiger om een generiekere opzet te maken, bijvoorbeeld in een global het aantal kolommen plaatsen en dan met wat scripting daaraan voldoen. Dan krijg je echter wel een systeem dat veel ingewikkelder is, het is dus maar net wat je eisen zijn.

[Theo Tromp]

Wat heeft een query met de opmaak te maken?

De gewenste oplossing is een soort van query met een nette opmaak. Zoals vaker gezegd heeft Filemaker beperkingen. We zijn staffe gasten en werken graag met Filemaker maar en zijn systemen waarmee je eenvoudiger tot resultaten komt, d.i. zonder work-arounds.

 

Wat ik verder een beetje jammer vind aan je opzet is het feit dat je gewoon 10 calculatievelden gebruikt om 10 velden te tonen. Het lijkt mij verstandiger om een generiekere opzet te maken, bijvoorbeeld in een global het aantal kolommen plaatsen en dan met wat scripting daaraan voldoen. Dan krijg je echter wel een systeem dat veel ingewikkelder is, het is dus maar net wat je eisen zijn.

Klopt, mijn voorkeur gaat uit naar eenvoudige oplossingen (bij voorkeur zonder scripting) in het kader van K.I.S.S. (keep it simple stupid). De calculatievelden voorkomen het gebruik van scripts.

[jw]

en wat vindt Klaver van de oplossingen?

 

Het lijkt mij dat je de 700 waarden onderling wilt vergelijken, daarmee is een keuze van 10 of twintig van de 700 een mooi aantal. Tenslotte kan je daarachter een gemiddelde tonen van de getoonde 20 en een gemiddelde van de 700 (Als dat van toepassingen is).

 

Of je plakt de antwoorden van de 700 velden in een string achtereen en zorgt dat je een heel breed beeldscherm hebt. Je krijgt daardoor ook mooie kolommen.

[klaver]

20 waarden vergelijken is in feite te weinig. Elke gebruiker (leerkracht) zal een variërend aantal waarden (50, soms nog meer) willen weergeven van zijn klasgroep. Ik zou de leerlingen bovenaan willen plaatsen en de doelen verticaal. Zodoende moet er enkel verticaal gescrold worden.

De bedoeling is dat elke leerkracht een totaaloverzicht krijgt van alle door hem geselecteerde doelen voor zijn klasgroep. Bovendien wil ik dat alle gegevens in één bestand zitten, dit bestand wordt dan via filemaker server gehost. Na een schooljaar kunnen de klasgegevens dan eenvoudig aangepast worden en de volgende leerkracht van elke klasgroep kan dan verderwerken met de gegevens die voorheen ingevoerd werden.

Momenteel werk ik met voor elke klas aparte bestanden (met een vast aantal leerlingen: het maximum dat kan voorkomen), maar dit geeft veel werk om de gegevens op het einde van een schooljaar om te zetten. Momenteel werk ik met 14 klassen, waarin per klas 16 leerlingen voorzien zijn. Als er minder leerlingen in een klas zitten, blijven de overblijvende velden open. De gegevens worden via relaties weergegeven in een overzichtsbestand.

Nadat ik jullie tips bekeken heb, lijkt het mij eenvoudiger om de waarden in een string achter elk doel te plaatsen, vermits het aantal leerlingen per klas beperkt is tot maximum 16. Ik ga dit eens uitproberen, want het lijkt mij op het eerste zicht een (voor mij als amateur) ingewikkeld calculatieveld te worden.

 

Bedankt voor jullie tips!!