Ga naar inhoud

automatische factuurherkenning


Aanbevolen berichten

Ja er zijn tegenwoordig (online) administratiepakketten waar je met je iPhone een benzinebon mee kan scannen en met een paar touches en swipes in je administratie kan mikken en waar je nauwelijks iets hoeft in te tikken. ..... 

Met FileMaker is zoiets inderdaad ook wel te maken, maar dan heb je wel wat hulp nodig van andere applicaties.

Je workflow wordt dan:

  • factuur scannen met iPhone, iPad of office-scanner
  • omzetten naar pdf (soms is dat al het formaat)
  • OCR er op loslaten (bijvoorbeeld de freeware Tesseract van HP op een eigen linux-server)
  • de resultaat-tekst van de OCR naar een FileMaker-tabel
  • beetje hokus pokus intelligentie er op loslaten om herkenbare namen, adressesn, crediteurnummers, btwnummers etc. op te sporen en te matchen met de bestaande DB
  • nog een beetje hokus pokus intelligentie om artikelen, aantal, bedragen, btw-percetages etc. etc.
  • goedkeuring vragen aan gebruiker om eventueel nieuwe crediteur aan te maken
  • inkoopbon de administratie inschieten 

Klinkt eenvoudig genoeg, maar dat is het zeker niet. Ik wilde dit enkele jaren geleden gaan realiseren om aan klanten te verkopen, maar toen was er al het een en ander online beschikbaar. Het werd daardoor commercieel oninteressant om te bouwen en voor de ca 20 inkoopbonnen per maand (waarvan er steeds meer met UBL worden aangeboden) was dit voor mijzelf niet erg zinvol.

Misschien heb jij/hebben jullie veel grotere volumes en dan kan het handig zijn, maar ook dan geldt dat UBL steeds meer gemeengoed wordt en dat je de inkoopfacturen gewoon kan gaan importeren met xml/xslt. Aan de andere kant is het ook gewoon leuk om zoiets in elkaar te zetten en te fine-tunen, dan kost het je alleen wat tijd.

Veel plezier en als je vragen hebt (over FileMaker, niet over scannen en Tesseract) gewoon hier stellen

Link naar reactie

Ik heb een keer zoiets gebouwd voor een klant.

De facturen werden ingescanned met een Snapscan die een pdf afleverde met daarop een tekstlaag via OCR

De pdf werdt ingelezen in FileMaker en de tekstlaag met 360Works Scribe plugin in een tekstveld gezet.

De uitdaging is dan om uit de tekst de relevante gegevens op te halen, zeker omdat OCR niet altijd trefzeker is, zeker met kleine lettertypes. We zijn er uiteindelijk naar toe gegaan om per leverancier een profiel aan te maken, waarbij we konden aangeven waar in de tekst de factuur datum, factuur nummer en bedrag stond. Deze gegevens werden dan overgenomen maar nog wel visueel gecontroleerd.

Leveranciers gingen steeds meer facturen per email versturen. deze emails, meestal pdf, hebben vaak ook een tekstlaag, welke veel consequenter is dan gescande facturen. Hiervoor hadden we aparte profielen omdat de volgorde waarin de tekst staat lang niet altijd overeen komt met de volgorde in de factuur. Verder zie je ook steeds vaker UBL binnenkomen, daarbij is het helemaal eenvoudig om trefzeker de gegevens in te lezen.

 

Link naar reactie

Ik heb met een collega (niet-FM ontwikkelaar) aan een dergelijk systeem gewerkt, op basis van het pakket Chronoscan (Windows). FileMaker leest een map met gescande bestanden in, maakt een record aan en plaatst de te verwerken docs in een directory. Chronoscan pikt ze op, doet de OCR en de interpretatie en werkt de records van FM bij via ODBC (kan nu wellicht ook met de REST API). Daarna gaat FM er verder mee, bijv een inspectie door een kantoormedewerker (m/v) en opname in een een Document Mangement System. 

We waren er heel ver mee, maar de klant haakte op een gegeven moment af. Eigenlijk werkte alles.

Chronoscan werkt met templates, heel slim. Het hangt er een beetje van af wat de bedoeling is. Vooral als de opmaak van de aangeboden formulieren redelijk constant is kun je heel betrouwbare resultaten behalen. Als de 'eindgebruiker' zelf allerlei scans van bonnetjes en facturen gaat aanleveren is het natuurlijk een ander verhaal. Het lastige is dat outsiders echt de wildste verwachtingen van zo'n systeem hebben.

Naast een Document Management dus ook een geavanceerde 'Verwachtings Management'.

aangepast door hans erik
Link naar reactie

Doe mee aan dit gesprek

Je kunt dit nu plaatsen en later registreren. Indien je reeds een account hebt, log dan nu in om het bericht te plaatsen met je account.

Gast
Antwoord op deze discussie...

×   Geplakt als verrijkte tekst.   Plak in plaats daarvan als platte tekst

  Er zijn maximaal 75 emoji toegestaan.

×   Je link werd automatisch ingevoegd.   Tonen als normale link

×   Je vorige inhoud werd hersteld.   Leeg de tekstverwerker

×   Je kunt afbeeldingen niet direct plakken. Upload of voeg afbeeldingen vanaf een URL in

×
×
  • Nieuwe aanmaken...