eenmalig verwijzen

[pjotter]

Ik maak aan de hand van een ledendatabase fakturen. Het werkt prima en voldoet aan onze eissen. Wat wel een probleem is dat de faktuur nadat hij is gemaakt en bewaard automatisch veranderd. (Wordt opgebouwd uit velden die de info halen uit de database). Je maakt een nieuw record aan met gegevens uit de ledendatabase en vervolgens moet doe faktuur ook zo bewaard worden. Hoe kan je dit voor elkaar krijgen? Moet ik een script er op loslaten die de velden blokkeerd nadat de faktuur bewaard is?

[irisschulze]

Ik bewaar mijn facturen in een apart archiefbestand. Via een identiek ID nummer laat ik alle datasets van het factuurbestand in het archiefbestand via script importeren. Er is een relatie gedefinieerd (ID nummers in het factuurbestand en ID nummers in het archiefbestand). Alle anderen velden zijn de zelfde als in de factuur en worden gedefinieerd als warden opgezocht (kopiëren niet toegestaan) en met de optie wijzigen niet toegestaan.

 

Ik maak aan de hand van een ledendatabase fakturen. Het werkt prima en voldoet aan onze eissen. Wat wel een probleem is dat de faktuur nadat hij is gemaakt en bewaard automatisch veranderd. (Wordt opgebouwd uit velden die de info halen uit de database). Je maakt een nieuw record aan met gegevens uit de ledendatabase en vervolgens moet doe faktuur ook zo bewaard worden. Hoe kan je dit voor elkaar krijgen? Moet ik een script er op loslaten die de velden blokkeerd nadat de faktuur bewaard is?

[pjotter]

Ik heb ook een apart faktuur bestand. In het leden bestand wordt echter aangegeven wat er betaald moet worden (lidmaatschapsgeld, huur van onderdelen, huur ligplaats enz) omdat deze zaken kunnen veranderen zit daar het probleem. BV lidmaatschap kan veranderen van jeugdlid naar volwassen lid of de huur wordt veranderd.Omdat in de faktuur de link naar bepaalde velden wordt gemaakt zal wanneer het ledenbestand wordt aangepast ook de al gemaakte fakturen automatisch aanpassen. Wat ik dus zoek is de mogelijkheid om nadat de faktuur is gemaakt in een nieuwe record deze bewaard wordt zoals hij dan is.

[AvD]

Zeg Pjotter, gij se k...: ik heb je dat helemaal in detail uitgelegd (http://www.clarify.net/viewtopic.php?t=1041) en nu vraag je dat weer?

In die thread had je het blijkbaar begrepen, en kwam je zelf met het idee om een factuur 2 keer af te drukken. Als ze dan later (per ongeluk) veranderde, dan had je toch nog een exemplaar met de originele gegevens. Kom nou, dit is niet ernstig!

[Theo Tromp]

Hallo pjotter,

 

Ook ik heb de eerste uitleg van AvD gelezen en jouw reactie erop. Mijn reactie is nu weer - normaliseren die handel! Wat bedoel ik daarmee?

 

Je hebt tabellen met veranderlijke gegevens. Leden, prijzen etc. De gegevens veranderen in de tijd. Op enig moment maak je een factuur - de inhoud van een factuur is per definitie onveranderlijk - in ieder geval nadat hij definitief is geworden bv is verzonden naar de klant. Nieuwe tarieven en dergelijke wil je daar niet meer in opnemen.

 

Er zijn nu globaal twee oplossingen:

1) bij veranderingen in je tabellen voeg je nieuwe veranderingen toe in een nieuw record met een ingangsdatum. De ingangsdatum mag nooit in het verleden liggen. De gegevens op een factuur van een bepaalde datum verwijzen naar de van toepassing zijnde gegevens adhv de factuurdatum.

2) kopieer alle gegevens in eigen velden in het(de) factuurbestand(en).

 

De eerste oplossing is genormaliseerd maar in Filemaker niet handig omdat het leggen van een relatie erg lastig wordt (in Filemaker 7 kan het weer wel).

 

De tweede oplossing is wel realiseerbaar. Stel je hebt een artikelcode, aantal, prijs, omschrijving en totaalbedrag in de factuur(regel). Je maakt dan vijf velden aan die deze gegevens bevatten. Artiekcode en aantal zijn gewone invoervelden. Prijs en omschrijving zijn lookupvelden en kunnen "read only" worden geplaatst op de layout. Totaalbedrag is een rekenveld (Prijs * aantal). Analoog doe je dat met bv de naam en adresgegevens van de klant - ook die neem je vast op in de factuur.

 

Als je de prijs of omschrijving aanpast in het artikelbestand worden de facturen NIET aangepast tenzij je een relookup zou doen van factuurregel::artikelcode. Het is slim om de velden te beschermen tegen wijzigen nadat ze zijn ingevoerd. Daar zijn diverse tips voor. Een elegante manier vind ik: Access Privileges - Passwords - Edit record - Limited = en vervolgens = Status( CurrentDate) = PrintDate or IsEmpty(PrintDate). De factuur is dan te wijzigen tot en met de dag waarop hij is geprint.

 

Op deze manier kan je gewoon het artikelbestand en het ledenbestand wijzigen of zelfs artikelen of leden verwijderen zonder dat jouw facturen daardoor veranderen.

 

Veel succes en lees eens wat door over normaliseren. Mijn kennis dateert al vanaf de 70'er jaren literatuur is misschien niet meer leverbaar maar ik weet bijna zeker dat je op internet goede introducties zult tegenkomen.

[AvD]

Dank, Theo

[pjotter]

Ten eerste sorry als mijn vraag die reaktie opwerpt,

 

Als je naar mijn eerste reaktie kijk dan zul je zien dat het inderdaad werkt en dat ik er blij mee was / ben. Vervolgens geef ik ook aan dat men maar 2 fakturen moet afdrukken. Ook dat werkt verder natuurlijk prima. Waar ik nu mee bezig ben is de gevens over te zetten in een boekhoud programma en dan is het weer wat lastiger. Vanuit acces maak ik dan gewoon een import script in VBA. En eerlijk gezegd is het werken met filemaker daar nu juist niet zo eenvoudig in. Het kan allemaal wel maar het is echt zoeken hoe en waar de mogelijkheden zitten daarvoor. Daar komt bij dat de documentatie van filemaker in het nederlands nu niet echt uitblinkt van keuze in boeken Van access kan ik uit alle versies wel 10 boeken kiezen. De uitleg van Theo is mij dan ook muziek in de oren omdat op die manier het ook voor mij duidelijk is

 

Nu nog alles goed werkend maken en de mede commisie leden er van overtuigen toch maar naar filemaker over te gaan want het webbased onderhouden werkt meteen goed