bestanden samenvoegen

[hiker]

Ik heb 2 gescheiden databases, Klanten en Prospects.

Beide hebben een tabel met contactpersonen.

Daarnaast nog tabellen met post, offertes, etc, etc.

 

De bedoeling is dat bedrijven van Prospects naar Klanten worden overgezet.

Een klant heeft vaak meerdere contactpersonen in de tabel staan, meerdere offertes, etc, etc.

 

De Klanten hebben echter een volgnummer, deze moet dus ook bij de contactpersonen (offertes, etc) worden ingevoerd om weer aan de Klant te koppelen.

 

Hoe is de export vanuit Prospects en de Import in Klanten het beste te maken?

Moet dit per tabel apart worden overgezet?

ik krijg nu namelijk "lege" klanten als er meerdere contactpersonen zijn.

[AdmAutom]

Het lijkt mij het beste als volgt te werken:

Allereerst creëer je in de oude Prospects een extra veld waarin het nieuwe sleutelveld komt dat je nodig hebt om bijvoorbeeld contactpersonen opnieuw te koppelen. Dan zorg je dat er niemand werkt in Klanten. Je zorgt nu dat je in het oude Prospect het nieuwe sleutelveld wordt gevuld door deze automatisch te laten vullen (volgnummer?!) op basis van de import die je daarna uitvoert in Klanten.

Nu heb je het bestand Klanten uitgebreid met de Prospects waarbij je in het bestand Prospects nu ook de volgnummers hebt staan die in Klanten worden gebruikt.

Nu crëeer je in bijvoorbeeld Contactpersonen een nieuw steutelveld voor de relatie met Klanten. Dit sleutelveld laat je vullen door een opzoekfunctie vanuit Prospects op basis van de bestaande relatie met Prospects. Als je dit gedaan hebt, heb je in Contactpersonen die gerelateerd is aan Prospects zowel een sleutelveld voor Prospects als voor Klanten. Nu kun je de contactpersonen importeren in Contactpersonen die gerelateerd is aan Klanten, waarbij je wel moet zorgen dat het nieuw aangemaakte sleutelveld in het juiste sleutelveld wordt geplaatst in Contactpersonen die gerelateerd is aan Klanten. Aangezien de relatie in Klanten al gedefinieerd is, zul je direct weer de contactpersonen kunnen zien.

Een identieke actie kun je uitvoeren op de andere aan Prospect gerelateerde bestanden. Dus steeds eerst met opzoeken het nieuw te creëren sleutelveld laten vullen.

Succes!

[hiker]

Ik vreesde inderdaad al dat het niet gemakkelijk zou zijn.

En het werkt alleen als je record voor record overzet naar Klanten.

Bij aankoop van adreslijsten waarin ook meerdere contactpersonen staan wordt het dus nog lastiger. Dan heb een CSV-bestand (bv KvK), dat wordt dus eerst flink voorbewerken en dan pas importeren.

[AdmAutom]

Nee , dat je het klant voor klant moet doen is niet waar. Je moet alleen zorgen dat het sleutelveld intact is en niet conflicteert met bestaande klanten. Het nummeren in het bestand Prospects kunt je automatisch doen, als je maar weet waar de volgenummers moeten starten. Daarna kun je eenvoudig in één keer het geheel importeren van Prospects in Klanten. En ook daarna is het vooral goed nadenken wat je doet, maar het kan relatief snel en zeker niet per record; daar hebben we toch geen database voor?

Mocht je meer informatie nodig hebben, dan hoor ik dat wel

Succes

[hiker]

Van Prospects naar Klanten mag per record, er zal nooit een hele groep ineens klant worden. En mocht dat wel het geval zijn zul je ze toch eerst moeten aanvinken. Dan kun je dus ook direct overzetten.

 

Het importeren van lijsten met nieuwe gegevens in prospects gaat wel per batch. Voordeel hiervan is dat er niet zoveel tabellen te vullen zijn.

 

Ik zal er z.s.m. mee aan de slag gaan en laat weten dat het is gelukt.

 

Bedankt voor de input.

 

Groet,

Hiker