juiste opzet van een offerte - opdracht - factuur programma

[plato]

welke is de juiste, meest transparante manier om een pakket op te zetten waarin offertes, opdrachten en facturen gemaakt en beheerd worden.

ikzelf geef de voorkeur om één tabel met documenten te maken en vervolgens de status van de record te wijzigen wanneer een offerte een opdracht of een factuur wordt. of is het beter om voor offertes, opdrachten en facturen telkens een apparte tabel te voorzien ?

[Eric]

Hallo,

 

 

beide zijn mogelijk, naargelang de vraag van de klant,

 

het kan zijn dat een originele offerte bij bestelling nog gaat wijzigen en dat de klant de originele offertes wilt bijhouden.. dan moet je aparte tabellen bijhouden en upgraden van 1 offerte naar Orders en daarna naar facturen.

 

Je kan het ook gewoon met een status bijhouden en is wel wat eenvoudiger en sneller te maken. Het enige dat je dan niet meer in Filemaker hebt is de originele offerte..

 

Succes,

 

Erik

[Rony Rabijns]

De basis :

 

Maak voor alle documenten een aparte tabel.

Zorg ook voor jointables tussen de document-tabellen.

 

De documenttabellen :

 

Offertes - OfferteLijnen

Orders - Orderlijnen

Leveringen - Leveringslijnen

Facturen - Factuurlijnen

Bestellingen - Bestellijnen

Ontvangsten - Ontvangstlijnen

....

 

De joinfiles :

 

OffOrd

OrdLev

LevFac

OrdBes

BesOnt

...

 

Met een dergelijke structuur vermijd je jouw probleem : ieder document staat één op één tov het volgende. In de praktijk bvb kan je niet alles onmiddellijk factureren wat een klant besteld heeft. Ook kan je wellicht niet altijd alles één op één uitleveren (denk aan backorders ...)

Deze problemen kan je opvangen met de joinfiles. Ze geven je de mogelijkheid om van ieder document meerdere vervolgdocumenten te maken (bvb deelleveringen) en andersom (bvb verzamelfacturen)

 

HTH

[plato]

wat is dan de meest aangewezen wijze om van een offerte een opdracht te maken ? alles dupliceren en de sleutel veranderen, via een import stap of variabelen instellen en elke regel één voor één opnieuw aanmaken ?

[Rony Rabijns]

Ik kies meestal voor een loop door de offertelijnen die de aangevinkte* lijnen dupliceert naar de tabel orderlijnen en de orderlijnen voorziet van de nog ontbrekende info.

 

------

* aangevinkt omdat ik de gebruiker laat bepalen welke offertelijnen omgezet mogen worden naar een order.

[rgaros]

welke is de juiste, meest transparante manier om een pakket op te zetten waarin offertes, opdrachten en facturen gemaakt en beheerd worden.

ikzelf geef de voorkeur om één tabel met documenten te maken en vervolgens de status van de record te wijzigen wanneer een offerte een opdracht of een factuur wordt. of is het beter om voor offertes, opdrachten en facturen telkens een apparte tabel te voorzien ?

 

Ik doe het al een decennium in één tabel en zodra de 'status' verandert wordt de offerte gedupliceerd tot opdracht(en), en de opdracht tot factu(u)r(en), en de factuur tot creditfactuur of herinnering.

 

Immers, al deze soorten informatie hebben meer overeenkomsten dan verschillen. Voor de gebruiker prima inzichtelijk, voor de programmeur goed onderhoudbaar.

 

Mvg,

René

[izci]

Je kan ook importeren.

 

Wanneer je de onderstaande tabellen hebt:

order-orderlijnen

factuur-factuurlijnen

 

Wanneer een factuur moet worden aangemaakt van een order.

Dan importeer je de desbetreffende orderlijnen.

 

Ik denk dat dit ook wel werkt.

[izci]

Hoe kan een tabel worden gedupliceerd?

 

Wanneer je bijv. een Order aanmaakt met daaronder Orderlines.

Kan er bij het aanmaken van de Order ook automatische een tweede tabel worden aangemaakt met bijv. de naam Factuurlines?

(Factuurlines wordt natuurlijk eerst aangemaakt, maar dat het automatisch wordt ingevuld bij het aanmaken van een Order)

 

Orderlines en Factuurlines moeten hetzelfde zijn. Later kan de Factuurlines worden aangepast (dit bij deelleveringen en backorders)

[mykarizma]

Hebben jullie misschien hier een voorbeeld bestandje?

 

Het is me nog niet echt duidelijk wat de factuur en de offerte inhouden voor een programmeur.

 

Hiermee bedoel ik, is het niet niet handig een offerte tabel maken en deze tabel voor offerte en voor zowel voor factuur gebruiken door gebruik te maken van verschillende printouts??

[eroos]

Persoonlijk zou ik ervoor kiezen om offertes, orders, facturen, inkoop orders en -aanvragen, creditnota's en evetueel proforma van elkaar te scheiden in aparte tabellen.

 

Iedere regel die je aanpast staat dan los van de rest van de documenten en geeft een mooi historisch beeld.

Tevens kun je dan alle documenten netjes voorzien van zijn eigen nummering.

 

Een voorbeeld bestand is lastig daar voor iedere situatie er weer een andere benadering nodig is. Dat neemt niet weg dat er legio voorbeeldbestanden op dit forum staan hoe je je productbestand aan je offerte koppelt en hoe je je offerteregels naar de order krijgt. Iedereen heeft daar zo zijn eigen techniek voor met alle voor- en nadelen.

 

Veel lezen en experimenteren is dan ook mijn advies en ga niet over één nacht ijs!