Hoe financiële administratie kwartaal uitdraai maken?

[yehzap]

Eerst wens ik iedereen een goede kerst toe en nog meer goeds voor het nieuwe jaar!!

 

Ik heb van mijn boekhouder een excel opzetje gekregen om mijn boekhouding (inkomsten, uitgaven, bonnetjes inboeken e.d.) zelf te gaan invoeren. Dit bestand heb ik omgebouwd in een FMP12 bestand en dat werkt prima. Aan het begin van het jaar vul ik mijn beginsaldo in en daarna de omschrijvingen, inkomsten, uitgaven... Wanneer ik nu een heel jaar bekijk kloppen de data en de berekeningen (resumé beginsaldo+inkomsten-uitgaven).

 

Maar... en dit is nu mijn vraag: hoe kan ik een rapport aanmaken per kwartaal?

 

Heb de scripts al wel gemaakt om alleen de maanden van het kwartaal te selecteren en deze als een Excel te versturen naar de boekhouder, maar dan komen de saldi niet meer overeen (alleen bij eerste kwartaal wel).

Maand 1, 2, 3 = kwartaal 1 en hier komt dan het saldo van 31-03-xxxx beschikbaar. Dit is berekend op basis van het beginsaldo op 01-01-xxxx

Maand 4, 5, 6 = kwartaal 2 begin saldo op 01-04-xxxx zou dan het saldo op 31-03-xxxx moeten zijn. Echter nu klopt dat saldo niet meer omdat de berekening niet meer is gebaseerd op het saldo van 31-03-xxxx maar op een lege cel. Immers de records van het eerste kwartaal met daarin 1 record met het beginsaldo nieuwe jaar, wordt nu niet meer gebruikt.

Maand 7, 8, 9 = kwartaal 3 zie (hierboven, zelfde probleem.)

Maand 10, 11, 12 = kwartaal 4 (zie hierboven, zelfde probleem.)

 

Als ik nu het betreffende kwartaal selecteer wil ik graag dat het nieuwe begin saldo wordt ingevoerd op 01-xx-xxxx gebaseerd op de uitkomst van de laatste dag van de maand ervoor.

Kan iemand mij een script of oplossing aandragen?

 

Bijvoorbaat dank.

Yehzap

[Felix]

.

3 oktober 2015 aangepast door Gast

[yehzap]

Ik heb nu de velden in het hoofdgedeelte in een enkel rij. Als ik nu een nieuw record op 01-04 aanmaak met daarin het eindsaldo op 31-03 dan telt dat gewoon door en klopt de berekening niet. Het makkelijkste wordt dan steeds voor elk kwartaal een nieuw bestand openen. Zou ik nu net niet willen. Er zou toch een slimmere manier moeten zijn lijkt me.

[hiker]

Ik had net een uitgebreide reactie gepost, die is niet aangekomen blijkbaar:

in het kort:

Het saldo na het eerste kwartaal is de beginstand + inkomsten 1e kwartaal - uitgaven 1e kwartaal.

Na het tweede kwartaal: beginstand + inkomsten 1e kwartaal - uitgaven 1e kwartaal + inkomsten 2e kwartaal - uitgaven 2ekwartaal - saldo 1e kwartaal

etc.

[yehzap]

Dit betekent dat ik alle kwartalen voortdurend afzonderlijk moet bijhouden?

Nu heb ik alles doorlopend met een controle saldo dat op elke regel verschijnt. Alle cellen staan naast elkaar in het hoofdgedeelte, met het controle saldo: (begin saldo+totaal bedrag in-totaal bedrag uit) De resumé cellen zijn dan: totaal bedrag in en totaal bedrag uit.

 

Kom er nog niet helemaal aan uit, zie iets over het hoofd denk ik.

[hiker]

Er zijn meerdere mogelijkheden, maar als je per kwartaal de saldi wilt weten dan zul je het beginsaldo van dat kwartaal moeten vastleggen of steeds berekenen.

Ik heb zelf per boeking het jaar+kwartaal berekend zodat makkelijk een rapport te maken is met een kwartaaloverzicht. Daar staat dan niet het begin- en eindsaldo in, alleen de omzet. (is bij mij ook alleen factuurpakket, geen boekhoudpakket)

[yehzap]

optie 1. vastleggen.

- dat betekent feitelijk dat ik de database zoals ik deze nu heb kan gebruiken en alleen per kwartaal invullen. Bij nieuwe kwartaal moet ik dat laatste saldo bedrag opzoeken en kopiëren naar het beginsaldo van mijn nieuwe kwartaal (nieuw database bestand? tabel? of???) Betekent dus 4 database bestanden per boekjaar?

 

optie 2. berekenen.

- nu kan ik via een zoek commando precies de kwartalen opzoeken. De inkomsten en uitgaven worden dan keurig opgeteld in het voet gedeelte en daarmee te gebruiken in een berekening? Maar, inderdaad dat beginsaldo is niet beschikbaar en weet nu niet hoe ik dit wel kan berekenen. Ik stel me voor dat ik een combi kan maken van scripts, dan kan ik namelijk makkelijk de Excel lijst voor de boekhouder versturen, met de juiste bedragen (beginsaldo kwartaal en eind saldo kwartaal) zichtbaar.

 

De omzet berekenen per kwartaal is niet het probleem.

Het beginsaldo per jaar/kwartaal berekenen wel.