Verplaatsen van container files

[hans erik]

Ik gebruik voor een klant een remote container veld om PDFs en dergelijke op te slaan, lokaal dus niet gehost via FMServer.

De map die FileMaker gebruikt (of aanmaakt, wanneer hij nog niet bestaat) wordt direct voor het importeren ingesteld, bijvoorbeeld "//" waarbij de klantcode dus bekend moet zijn op het moment dat het document geïmporteerd wordt.

Maar dat is niet altijd het geval, en dan gebruik ik een defaultmap.

Zodra de klantcode later bekend is, wil ik dat FileMaker het document verplaatst (ik wil nl. in geval van noood de documenten buiten Filemaker om op de schijf gemakkelijk kunnen lokaliseren).

Maar anders dan exporteren en opnieuw importeren zie ik niet hoe dit kan. Als je naderhand de foldernaam wijzigt, verplaatst FileMaker niet automatisch het bestand...

 

Iemand een idee?

 

Als je de datadefinitie opent met de tab "Storage" en je sluit de dialoog weer, vraagt FileMaker of je de bestanden wilt verplaatsen, maar ik wil dat natuurlijk niet op die manier doen.

[SuperWimmie]

Jouw idee klopt helemaal.

 

Het is dus zaak om te zorgen dat je een pad hebt lopen die gewoon niet gewijzigd wordt.

Gezien de megabytjes die hierbij betrokken zijn, wil ik er zelf liever niet in rommelen.

 

En hoe dat bestandspad er uit ziet, met een beetje geluk maakt het helemaal niet uit omdat Filemaker zelf alles regelt.

... tenzij je buiten Filemaker om nog wat wilt met dergelijke bestanden. Sterk af te raden, overigens.

 

 

Hoe ik het doe:

Voor elk containerveld heb ik in één documententabel een record.

Daarin zitten een jaar / maand / dag van aanmaak, gevolgd door een /recordnummer.

Binnen Filemaker zorg ik wel dat elk scherm de juiste record uit het documententabel te zien krijgt.

Hoe andere records er vervolgens uit zien met sleutels etc. is allemaal bijzaak geworden.

 

De praktijk geeft aan dat er voldoende submappen worden aangemaakt om de boel op snelheid te houden.

Windows server bijvoorbeeld, wil wel eens in de vertraging schieten zodra je enkele duizenden bestanden in een map hebt zitten.

[hans erik]

Ja je hebt wel gelijk natuurlijk: je moet van die bestanden afblijven. En FileMaker houdt zelf bij waar de bestanden staan.

 

Dus als je zou volstaan met bijvoorbeeld één map per dag (bijvoorbeeld 20170509/) dan komen er nooit teveel bestanden in één directory terecht.

Dat gezegd hebbende: stel je wilt alle PDF's van een bepaalde klant naar een USB stick kopiëren, dan is het toch wel handig als je dat ook kan doen zonder eerst FileMaker op te starten, vooropgesteld dat er uberhaupt al een export script is dat dat precies zo doet.

 

Maar het is ook een proces dat je goed moet inrichten.

Ik denk dat ik beter eerst een lijstje kan samenstellen van de te importeren bestanden, en vervolgens de import pas echt doen als ik van elke bestand de klantcode ingevuld heb, en niet achteraf.

[SuperWimmie]

Dat exporteren naar een speciale map, doe ik dus wel degelijk binnen Filemaker.

 

Want hoe vaak komt dat voor dat je zoiets wilt, of dat je van die klant toch weer een kleinere set nodig hebt dan in de mappen is aangegeven...

 

Dit probleem wordt natuurlijk pas echt groot als je een beveiligde opslag wilt toepassen.

Maar daar maak ik ook geen gebruik van, overigens.

[hans erik]

Nu ik erover nadenk: je kunt niet de map voor de RC bestanden aanmaken op een disk image. Het is immers altijd een map binnen de map waarin het bestand staat.

 

Da's wel jammer, want je zou dan een versleuteld diskimage kunnen gebruiken....

 

Tenzij je de hele database op het diskimage zet.