Merging FileMaker data in MS Word

[EasyKoen]

In MS Word voor OS X kan je een filemaker database rechtstreeks aanspreken via "Tools" -'Data merge manager'. Zo kan je bv. Adresgegevens mergen in een Word document...

In theorie werkt dit enkel met lokale files of met files op een fileserver.

Er is echter geen "Host" -knop voorzien. Maar... wat blijkt!?!

 

Situatie schets :

- FMS 5.5 op MacOS9.1

- FMP5.5v2 op MacOSX

- Filesharing staat aan op de FMServer (ja ik weet het dat wordt afgeraden, maar geduld, nu komt het)

- Clientstation opent de FileMaker database via de Host.

- Clientstation Mount de FMserverschijf op zijn desktop

- Clientstation kan nu zonder enige beperking aan de gehoste FMdatabases, zij het via filesharing, om data te mergen in MS Word.

Uitermate bizar, want één en hetzelfde filemaker bestand wordt door 2 applicaties gebruikt (FMS en MSWord).

Dit werkt als een droom, pas een veldinhoud aan in FileMaker, ga naar Word, doe de merge en de aangepaste data rolt erin...

Enige vrees voor file-corruptie is hier aangewezen. Nochtans blijkt na enkele testen de Filemaker database intact.

 

Dit zelfde senario kan je gebruiken om data te importeren in MS Excel.

 

Delen jullie mijn vrees voor file-corruptie???

 

Koen

[AvD]

Als we de ideeën en de kennis van Wim Decorte volgen - en ik doe dat zo goed als onvoorwaardelijk - , dan zitten we hier inderdaad op een erg gevaarlijk spoor. Na enige problemen met soortgelijke constructies opgezet door een klant, hebben we daar een Tip van de Week aan besteed die binnen een maand of zo moet verschijnen. Omdat het gegeven zo belangrijk is, wil ik die nu al wel posten:

 

http://www.avd-ci.be/tip088.htm

[Peter Wagemans]

Heren, ik vrees dat er hier wat verwarring is. Word kan niet rechtstreeks de FileMaker bestanden lezen. Het doet beroep op de FileMaker applicatie en communiceert met deze laatste via Apple Events.

 

Bij het oproepen van het FileMaker bestand vanuit Word of Excel, wordt het bestand als parameter aan de reeds draaiende FileMaker applicatie doorgegeven... die het natuurlijk al open heeft, omdat hij via de server is ingelogd op de file.

 

Volgens mij dus niets om je zorgen over te maken.

[EasyKoen]

Akkoord Peter,

 

Dit is inderdaad het geval, Word opent blijkbaar eerst Filemaker en gaat op die manier naar het bestand, maar is er een andere manier om MS Word duidelijk te maken dat hij die gehoste file moet gebruiken zonder dat ik de FMServer in samengebruik moet zetten?

 

Onderaan in het "open "-dialoog venster staat altijd een vakje 'go to' kan ik daar misschien een pathnaam invullen ? en zo ja, hoe moet die geformateerd worden?

 

Koen

[EasyKoen]

Akkoord Peter,

 

Dit is inderdaad het geval, Word opent blijkbaar eerst Filemaker en gaat op die manier naar het bestand, maar is er een andere manier om MS Word duidelijk te maken dat hij die gehoste file moet gebruiken zonder dat ik de FMServer in samengebruik moet zetten?

 

Onderaan in het "open "-dialoog venster staat altijd een vakje 'go to' kan ik daar misschien een pathnaam invullen ? en zo ja, hoe moet die geformateerd worden?

 

Koen

[AvD]

Oef! Je hebt gelijk, Peter. Dat gevaar lopen we dus niet!

Het geval besproken in die Tîp van de Week blijft echter wel geldig (?), of is daar ook een kanttekening bij te maken? Ik zou graag je mening daarover horen.

[Konkel Noen]

Hallo allemaal,

Ik zit daar nog altijd met mijn Word-documenten gedeeld op dezelfde Mac als FileMaker Server met zijn FP5's (zie onderwerp: "Document bibliotheek").

Via Appleshare deel ik wel enkel de map met de Word-doucmenten.

Houdt dit een gevaar in voor de databases ?

 

Mijn databases staan open in RAM en via de FM Server schedules maak ik om de haverklap backup naar interne en externe harddisk.

 

Groeten,

Koen.