Merge naar word

[dave.vanderveke]

Hoe maak ik op de efficientste manier een merge naar word...

Ik heb dus een voorbeelddocument...

en daarin heb ik een veld gemaakt met Merge Field en CommAchternaam

 

Nu wil ik via een script in filemaker dat de CommAchternaam van de geselecteerde record in dit document komt. Het document staat gewoon op de C:\Voorbeeld.doc

[dave.vanderveke]

oei geen reacties...

is dit dan niet mogelijk misschien?

[Rony Rabijns]

Merge-document maken in Word en de Filemaker-tabel aanduiden als source data.

Ik heb het nooit meer geprobeerd met Filemaker 7/8 ... met 6 ging het wel.

[tackenco]

scripten vanuit fmp kan niet.

Ik adviseer mijn klanten altijd een cusus Word want je kan wel gewoon een merge of exel documentje genereren en dan vanuit word een merge document maken gekoppeld aan dat bestand.

Als je het eenmaal een keer hebt gedaan is dat helemaal niet zo'n probleem.

 

Andere tip die ik veel gebruik.

maak een calculatieveld met het volledige adres en maak een kopieerscriptje. Open Word en plakken maar.

[dave.vanderveke]

het gaat eigenlijk over een verkoopsovereenkomst...

 

Ik heb een lay-out klant... met alle klantgegevens...

en een layout overeenkomst (met alle ovk gegevens en alle units die verkocht zijn met details)

 

Al deze details moeten nu manueel in een word overgetypt worden. Dit word document bevat +/- 10 pagina's en op sommige pagina's moeten dus details manueel ingetypt worden naargelang de verkoop...

 

ik hoopte dit te kunnen automatiseren en dat alle gegevens meteen konden ingevuld worden bij elke overeenkomst

 

of kan ik beter een lay-out maken met als tekst een copy uit word en velden laten invullen door <> etc te typen....

 

Het probleem is dat we ongeveer 10 opdrachtgevers heben en voor elke opdrachtgever een ander contract.... dus dat maakt dat ik dan zo'n 10 lay-out ga moeten maken.... ik vind dit niet erg... maar gaat het de db niet veel zwaarder maken? of heeft dit weinig effect??

[tackenco]

Ik heb ooit een keer iets gemaakt:

 

10 verschillende contracten zitten in een tabel met contracten (dat kunnen er dan dus ook meer worden). Het contract staat in een textveld.

 

In ieder contract zet je zelf verzonnen codes op de plekken waar de dynamsich ingevulde info moet komen.

 

Bij een klant slecteer je één van de contracten die in een textveld van de klant wordt geplakt.

 

Maak een script dat met de scriptstap "substitute" de codes in het textveld vervangt voor de text uit de diverse velden.

 

nu heb je een ingevuld contract. Maak het printbaar of kopeer het naar een word doc naar gelang je wilt.

 

Wellicht vinden veel mensen dit omslachtig maar ik vind het geweldig.

 

Wat ook nog kan is de Troi File plugin gebruiken. Hiermee kan je o.a. de inhoud van een extern document aanpassen. Dat is natuurlijk de allerbeste oplossing maar die kost geld.

[dave.vanderveke]

ik heb dus op basis van de tabel overeenkomst een nieuwe lay-out gemaant... en dit voor elke ovk

naargelang het project en opdrachtgever gaat hij nu naar de geschikte lay-out...

in deze lay-out staat enkel tekst met sommige dynamische inhoud welke hij dan invult...

nu nog een export naar pdf en hem plaatsen in de geschikte map en het is ok...

het komt erop neer dat je per project 2 overeenkomsten hebt => dus 2 lay-outs... (deze twee bevatten dan 30 records als het project 30 units bevat)

dat maakt +/- 16 lay-outs per jaar.... en na 5 jaar 80 lay-outs...

gaat dit men database hinderen ???

[tackenco]

qua snelheid niet maar het wordt onbeheersbaar en kost je meer tijd dan deze gewoon even in word over te typen

[JeanWM]

Ik zie niet waarom je twee layouts zou gebruiken en zeker niet hoe je aan de 80 layouts geraakt.

 

Sinds FM 7 merge ik niet meer naar Word, in tegendeel, we brengen haast alles terug van Word naar FM. Met alle functionaliteiten die nu in FM hebt en enkele CF's, kun je bijna alles aan waar je vroeger inderdaad een beetje een tekstverwerker nodig had.

 

Voor de TEKS en TAKS, die moeten samengesteld worden per student, mergen we alles binnen FileMaker.

 

Indien ik jouw redenering zou volgen, zou ik in totaal met (264 x 7 x 2)=

3696 layouts zitten.

 

Er zit ergens design flaw volgens mij....

[dave.vanderveke]

Per project zijn er twee template contracten nodig... (+/- 8 projecten per jaar en elk project bevat +/- 20 units) een optiecontract en een verkoopscontract.

 

Elke klant koopt units... 1 of meer...

 

Dus dan moet fm het templatecontract gebruiken van dit project en de details van de klant en de aangekochte units invullen...

Dan moet hij het afdrukken en opslaan als pdf in het mapje van de klant...

 

Daarom dacht ik van met lay-outs te werken.... dus 16 lay-outs per jaar...

Als het project volledig verkocht is... dan mag de lay-outs van de twee contracten weg...

 

of is er een betere oplossing voor dit te automatiseren?

[tackenco]

Sorry Dave maar ik denk niet dat deze werkwijze onder de noemer automatiseren valt.

 

Ik vind dat je twee reacties hebt gehad van mensen die je vertellen dat je niet op de goede weg zit.

 

Laatste goede advies van mij zou zijn om even helemaal los te laten wat je nu bedacht hebt en helemaal fris te beginnen. Automatiseren is ook standariseren, hoe meer flexibiliteit, hoe meer handwerk voor de gebruiker.

Lay-outs weghalen is al helemaal geen optie aangezien je de gebruiker nooit in je applicatie wilt laten werken. Denk niet aan lay-out's per contract per relatie maar zoek naar 1 of 2 contracten die je steeds weer opnieuw kunt gebruiken voor meerdere relaties.

 

denk aan "normalisatie" en "object georienteerd" i.p.v. al dat geharrewar.

Succes

[Mark]

Dave,

 

Het automatiseren van een mailmerge vanuit FileMaker naar Word is wel degelijk mogelijk.

Kijk eens op de volgende link: http://www.clarify.net/viewtopic.php?t=3442&highlight=

Het voorbeeldbestand (versie 1.2) die je daar kunt vinden werkt alleen onder Windows.

 

Mark

12 oktober 2006 aangepast door Gast

[dave.vanderveke]

thx voor de link met d emerge

 

idd dat dit geen automatisatie is.. het probleem is dat elk contract wel degelijk anders is omdat het steeds van een andere notaris komt....

 

dan ga ik toch verder proberen met een merge naar word

en laat ik de idee van lay-outs vallen

 

thx voor de reacties

[Mark]

Voor de liefhebbers die het voorbeeldbestand overgezet hebben naar een FileMaker versie > 6 en het niet werkend krijgen:

 

Je dient in script "Open Word document" de eerste Set Field aan te passen naar:

Substitute(Substitute(Substitute(Get(FilePath); "file:/"; ""); Get(FileName) & ".fp7"; ""); "/"; "\\")