Export naar Word

[jw]

Ik zou zo graag mijn brief vanuit Filemaker exporteren naar Word, maar dan met behoud van de opmaak en. Ik wil natuurlijk geen knip en plak gebruiken, maar op een knop drukken die een script start. Dan wordt netjes Word opgestart, een nieuw document geopend en de tekst ingeplakt.

[rmw]

Je kunt op een Mac met applescript VisualBasic (of eigenlijk WordBasic) commando's naar Word sturen. Op een PC kan het met SendDDE. Het is wel een puzzel, want dat Basic is niet zo doorzichtig, maar dat zien we dan maar als uitdaging.

[jw]

Dank je voor je reactie, zoiets had ik al vernomen. Ik heb me alleen nog niet zo verdiept in Applescript. Als ik op de doos kijk van bijvoorbeeld Filemaker 6, dan lees ik daar 'filemaker allows yoy ti exchange data with a virtualy limitless number of data sources and applications including Microsoft Office'.

 

Inderdaad is het relatief simpel om tussen Excel en Filemaker data over te zetten, maar voor Word dus eigenlijk niet. In de Word-hanleiding vindt je er niets over, er is een Filemaker uitbreiding die je aan Word kan toevoegen. Dan verschijnt er iets van Filemaker in het menu van Word. Daarmee kan je dan een soort Mailmerge doen.

[Gido_]

Misschien is dit iets...?

http://www.chapsoft.com/ezxslt/

[Peter Wagemans]

Op de Mac wordt de stijlinformatie bewaard als je tussen Word en FileMaker tekst kopieert en plakt. Als je jezelf niet wil verdiepen in AppleScript of WordBasic, kijk eens naar een macro tool zoals bijvoorbeeld Quickeys. Quickeys kan je aansturen vanuit FileMaker.

[RobinHood]

Met de laatste versie van de Troi File Plugin kun je op basis van een sjabloon Word documenten maken.

 

Meer info op www.troi.com

 

Gr. Robin

[architect]

Waarschijnlijker is het leuker om af te stappen van Office programma's en de combinatie FileMaker met RagTime uit te testen via FileTime.

RagTime is op en top Europees en legaal én gratis in solo-versie voor iedereen beschikbaar.

RagTime voor Mac en Windows, kijk eens op www.ragtime-online.nl !

[Stardust]

Het risico lopend dat ik hier een dom antwoord geef (?) dacht ik dat het héél eenvoudig was om samen te voegen in MS-Word.

 

Tenminste ... ik exporteer m'n gegevens vanuit Filemaker naar een merge-bestand (-MER) en voer een 'Afdruk samenvoegen' uit vanuit uit MS Word en klaar is kees ...

 

Mijns inziens lijkt het me niet zo moeilijk dit allemaal in een scriptje te gieten, welke de export uitvoert en vervolgens via SendMail (weerom deze onbegrijpelijke benaming) om Word op te starten of beter nog een macro in Word op te roepen die het hoofddocument met het samenvoegdocument (mer-bestand) begint samen te voegen.

 

Of ben ik nu een 'oen' die een aantal belangrijke zaken over het hoofd zie ??

 

Alleszins veel suc6,

 

 

Danny

[charlie]

komende van mij als applescript-fan zal het wel verbazen (ik zou wel snel een applescriptje posten, maar ik gebruik al jaren geen Office meer), maar om het cross-platform te houden dacht ik in eerste instantie aan de xml-optie : valt dat te forceren met MSDSO ?

murtje ? weet jij meer over opmaak met xml ?

[marspan]

Voor als je van doorbijten weet.

Wij hebben al een jaar of 4 een systeem draaien waarbij je vanuit FileMaker een gekoppeld Word document aanmaakt, met daarin alle gewenste gegevens uit de database (adres, datum, onderwerp, auteur etc. etc.) en alle gewenste opmaak en stijlen aanwezig. Daartoe genereert de database een document in rtf, met behulp van de Troi file plug-in. Vervolgens launch je dat met de plug-in, wat betekent dat Word het opent. Rtf is een volledig textuele beschrijving van een documentstructuur, inclusief opmaak. Word zelf maakt buitengewone smerige, over uitgebreide rtf - maar verwerkt dat foutloos. OSX maakt heel schone rtf. Het is het native tekst-bestandsformaat onder OSX, en dat terwijl rtf van Microsoft is!

In sjabloondocumenten in FileMaker kun je rtf-opmaak commando's mee geven.

 

Maar het was geen sinecure. Je moet niet alleen rtf genereren, wat al een klus op zich is. Je moet ook de documenten op de juiste plaats aanmaken. Oorspronkelijk sloegen wij het volledige pad op in een veld, maar dat is onderhoudstechnisch niet zo handig. Als een server of een map hernoemd wordt of verplaatst, moet je complexe, foutgevoelige replaces uitvoeren. Daarom hebben we een database gemaakt die paden opslaat, gesplitst in hun onderdelen, dwz per server, map of bestand een record. Die zijn onderling gelinkt via hun ID's. Op die manier kun je heel makkelijk een map hernoemen, of ergens een niveau tussen plaatsen etcetera. Om het complete pad weer te berekenen gebruiken we een unstored, recursieve berekening - in FMP ≥ 5. Dat mag wel niet, maar het kan wel, en het werkt. In FMP7 mag het gewoon. In FMP ≥ 5 was er oorspronkelijk een recursie limiet van 37 (vraag me niet waarom), maar onder MacOSX en XP is die er niet meer.

Overigens was het schrijven van de scripts die paden zowel voor Mac als voor Windows ontrafelen - en herkennen of het begindeel van het pad er al is - ook geen eenvoudige klus.

[Sanne]

Ik heb groot respect voor al het werk wat jij/jullie hebben verricht, Marspan.

 

Een van mijn favoriete methoden om FileMaker en MS Word te combineren is ook via RTF. Maar ik hoef geen RTF zelf te schrijven. In plaats daarvan gebruik ik MS Word. Ik maak in MS Word het document zoals ik het wil hebben. Op de plek waar FileMaker-informatie moet komen te staan, zet ik tags als , , en zo.

Dit document sla ik op als RTF-document: ik heb nu een rtf-sjabloon voor FileMaker.

 

Bij FileMaker installeer ik de Troi File Plug-in. Via deze plug-in kan ik de standaard-map met rtf-sjablonen aanwijzen.

Wil ik nu een MS Word-document vullen met FileMaker-informatie, dan hoeft de plug-in alleen het rtf-sjabloon te weten, en via een replace-functie wordt de FileMaker-informatie op de goede plek in het MS Word-document gezet. Dat wordt weggeschreven naar een andere plek, zodat de sjablonen bewaard blijven.

 

Het mooie is, dat een gemiddelde gebruiker zelf in staat is om een rtf-sjabloon te maken en deze op de goede plek met sjablonen te zetten. Daarmee worden de gebruiker veel minder afhankelijk van de programmeur om een nieuw sjabloon te maken. Het enige wat je als programmeur moet doen is de informatie die de gebruiker zou kunnen willen gebruiken, beschikbaar stellen, en de gebruiker een lijst van "te-gebruiken-tags" te geven.

 

Ik ben wel benieuwd, Marspan: hoe heb je herhalende informatie als herhalende velden en portaal-informatie opgelost? Kan in jouw rtf-document informatie uit een portaal worden geplaatst?

[marspan]

Dag Sanne,

 

Buitengewoon slim, want veel eenvoudiger dan onze methode, op die manier rtf sjablonen maken. Dat had ons veel tijd bespaard. Bedankt voor de tip.

 

Wij hadden al een heel systeem om brieven te maken in FMP, in een aparte module. Je kon altijd al rechtstreeks daarin een brief aanmaken, of vanuit de omgevingen 'Relaties' of 'Projecten'. Er waren al methodes om een brief te koppelen aan een relatie of een project en relatiegegevens en projectgegevens binnen te halen in de brief.

 

Met herhalende velden werken we weinig. Records in al onze bestanden hebben altijd een uniek ID. [Om gezeur met tellers bij updates te voorkomen en om synchronisatie (ooit) mogelijk te maken, zijn we een paar jaar geleden overgestapt op een ID dat is opgebouwd uit 'bestandsletter & datum & tijd & 4-cijferig ID van de aanmaker & laatste drie posities van het record nummer' en dat dan gecodeerd in een 120-tallig stelsel (onderste 120 ASCII-tekens) zodat het niet langer dan 10 tekens is.Is altijd te genereren, zal altijd uniek zijn - de kans dat het niet uniek is, is verwaarloosbaar.]

 

Om weer terug te komen bij 'hoe ga je om met portaalgegevens': als je nu iets via een portaal kiest, dan haal je ook het ID van het gekozen record over. Op grond daarvan kun je of alles wat je nodig hebt binnenhalen en opslaan in het record aan deze kant - adressering bijvoorbeeld, want die kan later wijzigen - of - in het geval dingen zeker niet meer wijzigen (projectnummer bijvoorbeeld) altijd over de relatie tonen.

 

Overigens heb ik ook een steeds uitdijend systeem gemaakt om mergelabels in een sjabloontekst in FIleMaker te zetten. Als je vervolgens, uit een portaal, zo'n sjabloonbrief kiest (in dat geval wordt botweg de tekst van de sjabloonbrief overgenomen, geen ID), dan worden die mergelabels vervangen door de gewenste informatie. Zoals het projectnummer, de opdrachtgever, de naam van de ondertekenaar, het doorkiesnummer van de ondertekenaar en zo voorts.

 

In ons systeem is er een aparte module om begrotingen te maken, met totalen en subtotalen. En die kun je inmiddels ook in een offerte opgenomen krijgen. Via het mergelabel <> , dan krijg je de hele begroting volgens een vaststaande formattering binnen, of via veel complexere, xml-achtige labels, waarbij je zelf kunt aangeven in welke volgorde dingen moeten staan, en of hoeveel tabs je tussen de kolommen wilt hebben. Dat was nogal complex als het ware. Maar wel leuk.

 

Groet,

Martin Spanjaard