persoonlijke nota's mailen

[ad koster]

Ik gebruik FileMaker Pro 12 voor de administratie van onze vereniging.

5x per jaar print ik nota's, waarbij de geboortedatum van de leden de gefactureerde prijs bepaald.

Momenteel heb ik een script lopen, waarmee alle leden die een nota moeten krijgen worden geselecteerd en het juiste bedrag in de nota komt.

Vervolgens worden deze nota's geprint. Het zijn er ongeveer 100.

 

Nu wil ik dat printen gaan vervangen door mailen. Ik wil de nota's als pdf bestand bij een mail stoppen.

In mijn database staan de mailadressen van de leden, dus waarschijnlijk kunnen die gebruikt worden.

 

Ik heb al zitten zoeken en kom deze vraag vaker tegen, maar ik kom er toch nog niet uit, want elke vraag is volgens mij anders dan mijn situatie.

 

Volgens mij kan ik niet met het script werken dat ik nu gebruik, want dat maakt (als ik in het printscherm van mijn Mac voor "pdf maken" kies ipv printen) 1 grote pdf met 100 pagina's.

Terwijl het natuurlijk 100 afzonderlijke pdf bestanden moeten worden, die naar de juiste personen / mailadressen gaan.

 

Is dit mogelijk, of heb je daar een plug-in voor nodig, wat ik ook ergens lees.

 

Bij voorbaat dank voor de reacties.

Ad Koster

[pjotter]

Beste Ad, een pdf maken is simpel in FMP. Je moet van elk record opslaan als PDF en die meteen mailen naar het lid. Je moet wel van elke rekening dus een aparte layout hebben met de factuur die je wilt versturen.

Wat je in principe doet is:

Zoek lid en zet contributie bedrag bewaar als Pdf en mail deze meteen.

Mijn tip begin gewoon met 1 lid en maak dit perfect werkend. Zet dit in een script zodat je dit bij elk lid kan uitvoeren en werkt. Wat je vervolgens maakt is een tweede script waarin je met een loop naar elk record ga en bij elk record dat ene script uitvoer. Belangrijk is wel in deze dat je ook iets maakt waarbij de leden zonder email een geprint exemplaar krijgen Ook moet je in de gaten houten of er mailtjes terug komen van verkeerde email adressen of van email adressen die niet meer actief zijn en waar de leden vergeten zijn dit door te geven. Met 100 leden is dat zeker het geval ben ik bang....

[menno]

Hi Ad, probeer het eens met bijgaand voorbeeld-bestand voor jezelf werkend te maken.

SimpleMail.fmp12

[ad koster]

Beste Pjotter en Menno,

Bedankt voor jullie reacties.

Ik ga dit op korte termijn oppakken.

 

Als ik het goed begrijp, is het SimpleMail bestand bedoeld om de gegevens van de geadresseerde in te zetten.

Ik ga dus beginnen om voor 1 van de leden een nota aan te maken en deze in FM om te zetten naar pdf.

Ik wist dat dat in FM ook heel simpel gaat, maar dacht het op de door mij aangegeven manier te doen, omdat de mail een vervanging van printen zou worden.

Daarna breng ik gegevens uit mijn database naar SimpleMail en verstuur het bestand.

 

Ik moet dus eerst zorgen dat er een "stop" in mijn script komt, zodat er steeds 1 nota wordt aangemaakt.

 

In de loop van de week vertel ik of het me is gelukt.

[menno]

Beste Ad, jouw veronderstelling is correct. Ik zou in jouw plaats echter eerst proberen überhaupt een mail te versturen, van jezelf naar jezelf (kan gewoon met het zelfde emailadres) en kijken in jouw eigen emailprogramma/webmail of het is gelukt. Als dat is gelukt, kan je eens een factuur genereren en deze ook weer aan jezelf versturen en als dat ook naar wens gaat, is het pas tijd het voor het echt te doen.

[pjotter]

Beste Ad, dat is ook de reden waarom ik het eigenlijk aangeef maak een script voor een factuur te versturen (script maken lukt blijkbaar gezien je start) Menno geeft eigenlijk meteen een oplossing die ver gaat maar op die manier steek je er niet veel van op ben ik bang

Daarom maak een factuur (aparte layout) zorg dat die in orde is en dat op de een of andere manier het juiste bedrag wordt ingevuld (via relatie of een script maakt verder niet uit staan meerdere oplossing op het forum). Als je die factuur via een script kunt mailen naar het lid dan ben je er in feite al. Door een tweede script te maken ga je vervolgens door alle records en maak je dus met dat eerste script de factuur aan. Het kan veel mooier en beter maar dat is in feite wat je moet doen en daarna verbeteren.