data automatisch verversen

[jank]

Ik heb een database die uit een aantal tabellen bestaat. In een tabel staat alle info over scholen , Naam, Adres, naam Directeur, naam Contactpersoon enz enz dus eigenlijk een adressenbestand

In een volgende tabel (heet Participants) roep ik met een link de naam van de school op en voeg daar een aantal leerkrachten toe met allemaal een eigen ID nummer (dit opzoeken gebeurd met een gelinkte invoerlijst)

In een derde tabel (Projects) staan een aantal (internationale) projecten (of cursussen) waar deze leerkrachten zich eventueel voor willen inschrijven

In een Admin tabel komt alles samen, eerst school oproepen met ID, daarna keuze maken uit leerkracht van deze school (alleen deze leerkrachten zijn ook keurig zichtbaar) vervolgens een keuze maken uit de verschillende Projecten (ook dit opzoeken gebeurd met een gelinkte invoerlijst)

 

Dit werkt allemaal prima, ook in overzichten zeer prettig mee te werken. Voorheen gebeurde dit allemaal een een aantal MS word-documenten en was een giga karwei

We praten over een honderdtal scholen, ca 300 leerkrachten en een 40 tal internationale projecten

het probleem :

Als er een school in vroegtijdig stadium heeft ingeschreven zonder namen maar bijvoorbeeld met teacher 1 , teacher 2 enz enz en we de namen in later stadium veranderen in de Tabel Participants gaat dat prima maar moeten we vervolgens naar de Admin tabel om daar het ID nummer van die betreffende leerkracht te laten verversen om de namen in de overzichten en resumés weer juist te krijgen

 

Is dit op een eenvoudige manier te automatiseren of is de zaak verkeerd opgebouwd

ben erg benieuwd naar de reacties

[Felix]

.

6 oktober 2015 aangepast door Gast

[menno]

Als ik de door jou geschilderde structuur goed begrijp zou je van de deelnemers een aparte personentabel (gekoppeld aan hun school) kunnen maken en op de inschrijving-records de id van die personen kunnen vastleggen en als je in je overzichten de id van de inschrijving-records gebruikt ipv die van de personen, dan hoef je geen id's te vervangen als de naam van de personen is gecorrigeerd.

[jank]

Ik geef dan inderdaad gewoon ofwel het betreffende ID nummer weer in of kies volgens uitklapmenu, zie afbeelding

in dit geval heb ik slechts een deel van het totaal beeld i.v.m. de privacy van de betreffende leerkrachten ( in dit geval uit India)

Onderin de layout heb ik een portaal waarin alle vijf de leerkrachten van deze school die betrokken zijn bij projecten te zien zijn

[jank]

maar moeten we vervolgens naar de Admin tabel om daar het ID nummer van die betreffende leerkracht te laten verversen

Geef je dan andere ID nummers in? Of ... Hoe bedoel je hier 'verversen'.

 

Ik vermoed dat de velden die de namen moeten bevatten 'stored calculations' zijn. Ofwel berekende velden die worden opgeslagen. Zo ja, dan is de oplossing simpel, maak er unstored van. Dat doe je bij de storage options:

Voorbeeldje.fp5

[Felix]

.

6 oktober 2015 aangepast door Gast

[jank]

Als ik de door jou geschilderde structuur goed begrijp zou je van de deelnemers een aparte personentabel (gekoppeld aan hun school) kunnen maken en op de inschrijving-records de id van die personen kunnen vastleggen en als je in je overzichten de id van de inschrijving-records gebruikt ipv die van de personen, dan hoef je geen id's te vervangen als de naam van de personen is gecorrigeerd.

 

beste Menno

Volgens mij is het ongeveer zo opgebouwd zoals je hierboven omschrijft, de tabel twee is puur een personentabel met allemaal een eigen automatisch nieuw ID, bij iedere nieuwe Participant kies ik de school (tabel 1) waar hij onderdeel van uit maakt

maar waarschijnlijk omschrijf ik mijn probleem niet helemaal goed

Ik heb ontdekt dat het probleem ook ontstaat bij een naamswijziging van een school

Als ik dus in tabel 1 de naam van de school verander, ziet hij dat niet automatisch in tabel twee omdat het een opgeroepen gegeven uit de eerste tabel is

In eerste instantie kan ik perfect in de tweede tabel met met behulp van het ID nummer van de school de naam van de school in het naamveld (van de tweede tabel) laten verschijnen dat werkt goed Als de naam nu van de school iets aangepast moet worden is het misschien wel logisch dat het niet automatisch ook in tabel twee veranderd omdat het een opgeroepen gegevens zijn

Bij scholen kun je dit "probleem" snel oplossen met "zoek en vervang alles" door dan het ID nummer natuurlijk opnieuw te verversen en is ook handiger omdat je in tabel twee natuurlijk meerdere keren de naam van de school ziet terug komen (afhankelijk van het aantal participants)

Bij Participants moet dat handmatig voor iedere participant die gewijzigd wordt natuurlijk en dat is wat lastiger

[menno]

Dus jullie wijzigen de ForeignID's niet in de dochtertabellen en evengoed zijn wijzigingen in bijvoorbeeld de naam (van school, persoon etc.) niet in de dochterrecords zichtbaar? Kopieer je dan zulke gegevens óók naar de dochterrecords? Je kan toch aan de hand van de ForeignID en de relatie die gegevens gerelateerd tonen?

 

Als je de (gewijzigde) namen alleen kan zien door de ForeignID's opnieuw in te vullen dan gebruik je denk ik Lookups in die velden. Het bijgevoegde voorbeeld toont zo abstract mogelijk wat ik bedoel: wijzig de namen in de basistabellen cursus, school en docent .... in de tabel inschrijving wijzigt alle mee zonder dat je de ForeignID's opnieuw moet ingeven om gegevens te verversen ........ en je kan er gewoon geïndexeerd op zoeken

Cursussen.fmp12