factuurnummering

[greg]

Hallo,

 

Ik zou willen dat wanneer ik een factuur verwijder het factuurnr. opnieuw wordt gebruikt bij de eerstvolgende nieuwe factuur.

Heb al vanalles gevonden op verschillende forums, maar allemaal ingewikkelde antwoorden.Maar heb ook gezien dat deze antwoorden reeds dateren van lang geleden. Ik dacht dat dit tegenwoordig met de nieuwere versies van fmp het misschien wat simpelder kan.

 

Iemand een "simpel" antwoord?

 

dank

[andries]

Wat ik zou aanraden is om bij het creeeren van de factuur een "voorlopig" nummer toe te kennen. zogenaamd "Pro Forma". Pas als je zeker weet dat de factuur goed is, ga je ze vergrendelen en ken je een definitief factuurnummer toe. Op die manier zou je in principe geen factuur meer moeten verwijderen, enkel Pro Forma facturen, maar die hebben toch nog geen echt nummer gekregen.

 

Wat je anders kan doen is om het volgende factuurnummer op te slaan in een settings tabel, en als je een factuur verwijdert (of aanmaakt), dit nummer gaan aanpassen.

 

Ik hoop dat dit je verder helpt!

[pjotter]

Afhankelijk van hoe groot je database is en hoe complex hij is kun je naar passende oplossingen zoeken.

Als hij klein is (10 facturen per week?) dan kun je dit beter handmatig bijhouden en aanpassen ga dan niet te moeilijk doen. Is deze echter complexer en groter dan moet je gewoon met auto nummering werken er hangt dan gewoon te veel van af in de rest van de database. Bovendien moet je naar de boekhouder/belastingdienst gewoon een "sluitende" boekhouding kunnen overhandigen. Het staat erg slordig als er elke keer factuur nummers ontbreken en je geeft aan dat die niet verstuurd zijn. Dat is ook vaak het nadeel van verwijderen en opnieuw gebruiken van factuur nummers. Factuur nr 1025 is gemaakt op 30 mei 2009 en factuur nummer 2025 is gemaakt op 20 april 2009.Verklaar dit maar eens aan de belastingen.

Als je veel facturen moet verwijderen dan is de opzet van de database verkeerd denk ik. Maak dan liever eerst offertes en zet die om in facturen na versturen van de goederen. De enkele factuur die dan verwijdert moet worden gewoon wel een kopie hiervan in je boekhouding opnemen maar aangeven dat deze verwijdert is en waarom.

[Eric]

Hallo,

 

eenvoudig kan het bvb,

 

Ik geef een eenvoudig voorbeeld :

 

Je hebt 1 factuur in de databank nummer 1

 

Maak hetvolgende script :

 

Nieuwe record

Set field ....en dan..

max(factuurnummer) + 1

 

Je krijgt nummer 2..

Als je nummer 2 eruithaalt en via dit script een nieuwe maakt krijg je opnieuw nummer 2

 

Groeten,

 

Erik

[pjotter]

Op die manier is inderdaad de nummering goed bij te houden. Probleem ontstaat als je diverse factuur regels er aan koppel. Bij het wissen van het factuur nummer moet je er dan wel rekening mee houden dat je de bestanden die er aan gekoppeld zijn worden mee verwijdert en opnieuw worden aangemaakt als dat nummer weer wordt aangemaakt. Daarom wees voor zichting met een factuur nummer aanmaken en verwijderen.

[Eric]

Gewoon delete related records in je relatie aanvinken..

 

groeten,

 

Erik

[pjotter]

Die optie die is mij geheel bekend Alleen in een wat grotere database hangt er vaak meer aan. (voorraad beheer , bestellingen enz)

Daarom alles kan als je maar weet wat je doet op dat moment

[greg]

Bedankt voor de talrijke en vlugge reacties.

 

Ik heb ongeveer de methode van Eric toegepast.Daar dit mij de simpelste leek.

Alleen werkte de functie "Max(..)" niet en heb dan een resuméveld gemaakt "maximum van (factuurnummer)". En dan dit veld + 1.

 

Bedankt aan allen!

[tackenco]

De factuurregels en andere zaken hang je natuurlijk niet aan je factuurnummer.

Die hang je aan het ID

[SuperWimmie]

Inderdaad, ik mag toch aannemen dat een factuur eerst in concept zal bestaan, voordat zoiets extra's als een factuurnummer uitgedeeld wordt?

[hiker]

Ik begin altijd met factuurnummer en kies dan een klant, daarna volgt de rest van de factuur.

Combinatie factuurnummer en klant kan na aanmaken niet aangepast worden, overige info wel.

Dit werkt (in mijn situatie) altijd goed.

 

Combinatie factuurnummer en klant kan niet veranderd worden om aan de regels van de belastingdienst te voldoen.

Op deze wijze is een factuur altijd traceerbaar.

[pjotter]

Ik had hetzelfde met bovendien ook nog eens de combinatie van de soort faktuur (CO was bijvoorbeeld contributie ) was echt uniek alleen was niet opvolgend en niet duidelijk te controleren door de accountant. Deze heeft vervolgens gewoon aangegeven dat hij gewoon opvolgend moet zijn

[artimachead]

Er is wellicht nog een reden om niet terug te gaan in factuurnummers. De reden heet Belastingdienst. De Belastingdienst ziet graag opvolgende nummers met opvolgende data. Is voor hen beter te controleren.

 

Zo maak je in ieder geval vrienden.

[SuperWimmie]

Hallo,

 

Ik zou willen dat wanneer ik een factuur verwijder het factuurnr. opnieuw wordt gebruikt bij de eerstvolgende nieuwe factuur.

Heb al vanalles gevonden op verschillende forums, maar allemaal ingewikkelde antwoorden.Maar heb ook gezien dat deze antwoorden reeds dateren van lang geleden. Ik dacht dat dit tegenwoordig met de nieuwere versies van fmp het misschien wat simpelder kan.

 

Iemand een "simpel" antwoord?

 

dank

 

 

Ik ga graag terug naar de oorspronkelijke vraag, want los van hoe factuurnummers tot stand komen en wie allemaal wat er van vindt... uiteindelijk heeft de gebruiker de eindverantwoordelijkheid en waar mensen werken, worden fouten gemaakt

 

Zelf heb ik een systeem dat conceptnummers gebruikt, bij definitief afdrukken worden de factuurnummers uitgedeeld. Inderdaad... een oplopend factuurnummer systeem.

Ik hou speciaal voor het vervallen van foutieve facturen, een apart tabelletje bij van reeds uitgedeelde factuurnummers. Zodra alle factuurnummers ook aanwezig zijn in de echte facturenlijst, maak je een nieuw nummer aan.

Zodra je een nummer tegenkomt dat niet in de facturenlijst bestaat, vul je die in bij een nieuwe factuur. Doe dat ook met de factuurdatum die zowel in de aparte tabel staat, als in de facturenlijst.

 

Moet je nog wel goed regelen wat er moet gebeuren indien je een factuur verwijdert. Moet die ook uit de extra factuurnummertabel weggehaald worden, of niet? Geef deze vraag door aan de gebruiker en ze kunnen het geheel zelf oplossen.

 

Dus: gebruiker ziet een compleet foute factuur ontstaan, haalt deze weg, krijgt de vraag of het nummer opnieuw uitgedeeld moet worden, bij het aanmaken van de eerste de beste nieuwe factuur wordt datzelfde nummer opnieuw uitgedeeld, inclusief de factuurdatum die in de aparte tabel al bijgeschreven was.

 

Zo, laat de belastingdienst maar vertellen dat ik iets fout heb gedaan. Niemand die dat kan aantonen, als ik zorgvuldig ben.

 

PS: het is de menselijke maat die hier belangrijk is, niet de kans om de boel moedwillig fout te verwerken. In mijn systeem kan je een factuur als concept afdrukken, nog voordat factuurnummers worden vastgelegd. En dan nog gaat het af en toe fout, voooooral zo rond 31 december...