Automatisch faktureren

[willem]

Ik loop al een tijdje te broeden hoe ik het volgend aan moet pakken en krijg het niet helemaal op mijn netvlies. Het volgende moet ik een oplossing voor bedenken.

Er moet voor een aantal klanten met bepaalde contracten met machines elke maand automatisch een factuur worden geproduceerd met de vaststaande regels welke volgens het contract met afspraken is gemaakt.

Dus bv verhuur van een machine..... van datum tot datum waarbij de factuur automatisch of met minimaal werk wordt geproduceerd.

Ik kan nergens iets echt bruikbaars vinden en zoek iemand die mij even een goede weg kan wijzen of ervaring mee heeft om dit te doen. Ik heb diverse apps gemaakt met het produceren van facturen echter nooit op deze manier en moet dit gaan opzetten en wil ik de basis wel goed hebben voordat ik van alles aan het proberen ben en vaak de oplossing eenvoudiger is dan ik altijd in eerste instantie denk  

 

[menno]

Gewoon eventjes het proces voor jezelf opschrijven doet al heel veel:

# Je hebt opdrachten of huurcontracten die ergens eens starten en al of niet een bepaalde tijd doorlopen. Je hebt op die contracten de onderdelen staan die je periodiek factureert.
# De facturen die je maakt koppel je altijd aan de contracten, zodat je weet wanneer de laatste factuur is opgemaakt.
# Een automaat zoekt nu de lopende contracten
# In een lus laat je de contracten weg die nog niet aan een nieuwe factuur toe zijn
# Hierna heb je de te factureren contracten over

Je zei dat facturen maken op zich geen probleem voor je is.

Je hoeft deze werkwijze uiteraard helemaal niet te volgen, dit is slechts één manier, van oneindige mogelijkheden. Of het gemakkelijk wordt, dat weet ik niet. Meestal is het automatiseren van dit soort taken helemaal niet eenvoudig, maar wanneer het (goed) is gedaan, scheelt het enorm veel werk en fouten.

[Marsau]

Iets preciezer... Waar begint je probleem?

Het lijkt mij geen issue om maandelijks een facturengenerator te laten draaien die facturen maakt en verzendt.

 

[willem]

Mijn probleem begint eigenlijk dat ik niet goed kan overzien hoe ik dit in elkaar zet. Jij zegt zo mooi een facturen generator, maar hoe laat ik die lopen en vanuit waar en op welke manier. Ik bedoel ga je de generator vanuit de contract database een factuur samenstellen, of ga je vanuit een factuur gegevens uit de contract database halen? en zoja, zou het kunnen gebeuren dat? bv een factuur niet gevuld gaat worden omdat er geen gegevens zijn etc. 

Als ik simpel handmatig een factuur ga samenstellen vul ik deze altijd met gegevens uit een relatie dmv een portaal of codes etc., natuurlijk kan ik dit met een script wel laten lopen. Maar ik ben aan het zoeken naar iets wat ik misschien nog niet weet of veel makkelijker kan.

In deze case heb ik gewoon de grote lijn nog niet te pakken hoe ik het moet opzetten.

 

[Marsau]

In aanvulling op Menno:

het helpt als je je datamodel voorbereid op het automatisch genereren. In jouw geval:

- een specificatie van wat er periodiek gefactureerd moet worden. Het zou de vorm kunnen hebben van een 'standaardfactuur' die je bij elke facturatieronde 

- eventueel een veld 'gefactureerd tot'.

Je kan hem laten lopen met een handmatige start, of volledig geautomatiseerd door een schedule vanaf een Filemaker server. 

[hiker]

Ik heb lang geleden dit probleem ook gehad en nooit goed opgelost dat het geheel automatisch wordt.

Wat ik nu heb is dat ik dagelijks de agenda zie van wat er gefactureerd moet worden. Kan ik de klant zoeken, de laatste factuur dupliceren (datum gaat automatisch naar datum-vandaag, factuurnummer wordt aangepast) en mailen.

Is dus niet geheel automatisch, maar gaat erg snel.
Voordeel is ook dat je de factuur nog even ziet en dat deze er niet ongezien uitgaat.

[Peter Wagemans]

13 uur geleden zei hiker:

Is dus niet geheel automatisch, maar gaat erg snel.
Voordeel is ook dat je de factuur nog even ziet en dat deze er niet ongezien uitgaat.

Dus misschien is het dus wel goed zoals het is?

[Marsau]

21 uur geleden zei hiker:

Ik heb lang geleden dit probleem ook gehad en nooit goed opgelost dat het geheel automatisch wordt.

Wat ik nu heb is dat ik dagelijks de agenda zie van wat er gefactureerd moet worden. Kan ik de klant zoeken, de laatste factuur dupliceren (datum gaat automatisch naar datum-vandaag, factuurnummer wordt aangepast) en mailen.

Is dus niet geheel automatisch, maar gaat erg snel.
Voordeel is ook dat je de factuur nog even ziet en dat deze er niet ongezien uitgaat.

Is een keuze. 

Als je er heel veel moet produceren, wil je dat niet. Dan beter investeren in het definitief doorgronden van het proces, en een robuust algoritme neerzetten.

Ik heb vaak moeten concluderen dat als het me niet lukt, dat mijn datamodel dan niet deugt

[hiker]

Op 23-3-2018 om 07:09 zei Peter Wagemans:

Dus misschien is het dus wel goed zoals het is?

Voor mij is het goed zoals het nu werkt.

Geheel automatiseren is voor mij wel mogelijk, maar ik wil niet dat op zaterdag of zondag en feestdagen er facturen uitgaan. 
En bij mij zijn een aantal klanten eens per maand, maar vele eens per jaar, dat valt dus mee. Is vaak ook een moment om even weer contact te zoeken via een iets uitgebreidere mail dan de tekst "bijgaand uw factuur".

[willem]

Kortom, de waarschuwing is op zijn plaats. Heel goed in elkaar zetten anders heb je gewoon problemen. Dat is precies waar ik al bang voor was en dus goed voorbereid wil zijn om de basis al goed neer te zetten. Mss is idd half automatiseren nog niet eens zo'n heel verkeerd uitgangspunt hoor, maar ik ga toch verder onderzoeken.

Alle tips nog steeds welkom.